Administrative Coordinator

*Please submit your CV in English.

PURPOSE OF POSITION:

The Administrative Coordinator provides diversified operational and administrative support to the Partnership (Location) Leader of Global Real Estate as well as to the Global Real Estate (GRE) & Corporate Services (CS) team. The coordinator will manage events and event planning, create, develop and manage team website content, and will interface with all levels of the organization, especially senior management. The coordinator will produce management report for GRE/CS.

KEY RESPONSIBILITIES:

Responsible for developing (design & creation), modify, and maintain site content of the GRE/CS WVCentral Sites and subsites; and TEAM sites. This is includes: Global Real Estate Team site, Global Real Estate & Corporate Services site.

  • GCLA Office site: VisionLA

  • Gather, analyze and scrub Corporate Services data. Prepare summary reports of processes to management.

  • Proficient in Power BI assist in the development of GRE Portfolio dashboard. Understand GRE portfolio data in order to produce effective dashboard to assist management in real estate decision.

  • Responsible for department vendor set up, collaborating with Facilities Supervisor and Procurement on all contracts. Work with stakeholders (FM, Suppliers & Accounts Payable) to ensure correct purchase order created and a timely payment of all invoices.

Event Planning

Plan and coordinate GCLA Events:

  • Day of Prayer, Thanksgiving & Christmas Staff Party, Summer Picnic, GRE Summit, and other GCLA hosted meetings. Oversee the coordination of weekly chapel and support chapel committee.

  • Provide administrative support to GRE/CS Partnership Leader and Global CS Manager. Duties to include: manage PL and GRE/CS department calendar. This position will be the gatekeeper for meetings, scheduling, travel, and accommodations for the department.

  • Assist PL and leadership team with composing/editing presentations, reports and other documents which may be of a confidential nature or highly technical nature.

  • Responsible for Security and Emergency preparedness documents for fire safety, drill evacuation / emergency action plans, first aid/CPR/AED training.

  • Responsible for broadcast announcements on behalf of GCLA Location Leader as well as postings for GCLA Corporate Services, including subsites for other GC offices.

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES:

  • Bachelor’s Degree in business, secretarial studies/related field, or significant equivalent related work experience.

  • Proficient in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Lotus Notes and Share Point 2013.

  • Experience in coordination of executive meetings and catering needs.

  • Experience with cross cultural team and virtual team networking.

  • Ability to provide responsive customer focused support.

  • Strong organizational and planning skills.

  • 4-5 years administrative experience.

  • Maintain confidentiality.

  • Diplomacy, cross-cultural sensitivity and experience.

  • Strong team player.

  • Possess a growing and mature Christian faith and commitment to World Vision, its ethos, Mission Statement, and Core Values.

  • Must have a positive disposition and energetic/passionate approach to work and providing support.

  • Must be fluent in English, with strong language capabilities and understanding.

  • Membership in Professional Administrative Association (International) Desirable.

Preferred Skills, Knowledge and Experience:

  • Requires knowledge of organization activities, policies and procedures.

  • Must possess excellent administrative, communication, organizational, and interpersonal skills.

  • Must have excellent writing skills.

Work Environment/Travel:

  • The position requires ability and willingness to travel domestically and internationally up to 3% of the time.

  • May require travel for department summit meetings; and be prepared to work flexible hours.

Warehouse Supervisor - Global Fund HIV / AIDS and TB Program

Titre du poste :

Warehouse Supervisor - Global Fund HIV / AIDS and TB Program (1 position pour Port-au-Prince)

Objectif du poste

Le superviseur de l'entrepôt est chargé de superviser un large éventail d'activités d'entrepôt, y compris la réception et l'expédition de produits et de matériaux et de maintenir un inventaire précis et les registres associés pour le programme du Fonds mondial contre la tuberculose et le VIH. Il ou elle est responsable de la supervision / gestion des employés, de la prise en charge de leur formation, de la planification et de l'ordonnancement de leur travail quotidien, de la résolution des problèmes de performance et de la résolution des problèmes.

Il ou elle est également responsable du suivi et du contrôle des opérations d'entrepôt externalisées pour s'assurer que toutes les procédures d'entrepôt requises sont respectées.

Activités Principales

  • Superviser les opérations quotidiennes de l'entrepôt, recevoir, remplir et expédier les commandes, tout en adhérant aux méthodes de contrôle standard et aux processus internes et en garantissant l'exactitude de toutes les pièces justificatives. De plus, assurez-vous que les entrepôts externalisés et leurs opérations suivent le même.

  • Planifiez à l'avance les différents types et quantités de réceptions entrantes dans l'entrepôt afin d'identifier le stockage et l'emplacement appropriés. De plus, assurez-vous que les entrepôts externalisés et leurs opérations suivent le même.

  • S'assurer que les transactions d'inventaire sont correctement enregistrées au quotidien; prendre en charge le nombre quotidien de cycles d'inventaire et de rapprochement. Cela devrait être fait dans les entrepôts internes ainsi que dans les entrepôts externalisés.

  • Identifier les mesures pour améliorer la qualité de service en augmentant l'efficacité de l'unité de stockage et de l'équipe de travail, ainsi que la performance des équipements dans les entrepôts internes et externalisés.

  • Établir et ajuster la planification de la main-d'œuvre pour répondre à la demande et aux horaires fluctuants des entrepôts dans les entrepôts internes et les entrepôts externalisés

  • Protéger les opérations et le contenu des entrepôts internes et externalisés en mettant en œuvre et en surveillant les procédures et protocoles de sécurité; appliquer et former le personnel aux processus, politiques et réglementations de sécurité

  • Maintient l'état physique de l'entrepôt en planifiant et en mettant en œuvre la maintenance de l'entrepôt; inspecter l'équipement; émettre des bons de travail pour les réparations et les demandes de remplacement dans les entrepôts internes et sous-traités

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

  • Diplôme universitaire en gestion ou en comptabilité ou équivalent dans un domaine connexe.

  • Solides compétences en leadership et capacité à travailler efficacement dans un environnement d'équipe

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale. Capacité à communiquer avec les clients et les collègues à tous les niveaux et à assurer la liaison efficacement avec les autres services internes

  • Solides compétences organisationnelles et souci du détail

  • Capacité à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement parfois sous pression tout en garantissant le respect des politiques et procédures organisationnelles.

  • Capacités efficaces de gestion des stocks et de production de rapports

  • Connaissance des logiciels d'entreprise de base et capacité d'apprendre de nouvelles applications logicielles

  • Maîtrise de MS Office (Word, Excel)

  • 3 ans d'expérience en supervision d'entrepôt

Environnement de travail

Capacité à se déplacer dans des régions lorsque la situation l'exige.

Laboratory Product Quantification Officer

Titre du poste / poste:

Laboratory Product Quantifiation Officer-The Global Fund HIV / AIDS and TB Program

OBJET DU POSTE

Sous la supervision du Coordonnateur de Supply Chain , l’Officier de quantification-laboratoire fournit un support technique pour l’exécution des processus d’estimations et de prévisions des besoins en produits de laboratoire subventionnés par le Fond Mondial, dans le cadre des programmes de lutte contre le VIH et la Tuberculose, pour en assurer leur disponibilité continue. L’Officier de quantification-laboratoire fournit également un support technique pour le suivi mensuel des tendances de consommations moyennes et des niveaux de stocks des produits de laboratoire pour les deux programmes afin que les plans d’approvisionnement de produits de laboratoire soient ajustés en conséquence.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

% Temps

Principales activités

50%

Estimation et planification des besoins en produits de laboratoire

  • Fournir un support technique au Coordonnateur de supply chain , pour le développement des quantifications annuelles en produits de laboratoire subventionnés par le Fond Mondial, pour dans le cadre des projets nationaux de lutte contre le VIH et Tuberculose .

  • Fournir un support pour la mise à jour les plans d’approvisionnements des produits de laboratoire TB/VIH de façon annuelle et/ou semi-annuelle.

  • Fournir un support à l’officier des achats en produits de santé pour la spécification des produits de laboratoire au besoin.

  • Vérifier les dates d’arrivage des produits de laboratoire selon la date promise et informer le Coordonnateur de quantification pour l’ajustement des plans d’approvisionnement de produits de laboratoire si nécessaire.

30%

Suivi des niveaux de stock des produits de laboratoire,conformité et rapportage

  • En collaboration avec le Coordonnateur de supply Chain, analyser et suivre les tendances de consommations mensuelles et trimestrielles des produits de laboratoire au niveau national (données agrégées au niveau central, départemental et institutionnel), pour permettre d’ajuster les processus de quantification.

  • En collaboration avec le Coordonnateur de Supply Chain, aider à assurer que les données logistiques de laboratoire des SRs et des différents niveaux (départementaux et institutionnels) sont collectées, nettoyées et analysées de façon mensuelle pour la préparation du processus de réapprovisionnement des SRs et informer le processus de quantification.

  • Informer le Coordonnateur de supply chain en cas de tendance inhabituelle de consommation des produits de laboratoire, conduire des investigations pour en définir les causes et proposer des solutions.

  • Fournir au Coordonnateur de supply chain un rapport sur les niveaux de stocks des produits de laboratoire disponibles et utilisables chaque mois, pour faciliter les calculs des besoins pour les réapprovisionnements réguliers des SRs en produits de laboratoire.

  • Fournir au Coordonnateur de supply chain, un rapport mensuel des quantités de produits de laboratoire à date d’expiration proche qui ne pourront pas être absorbés avant leur expiration, afin de mitiger les risques d’expiration des produits de laboratoire.

10%

Fournir un support technique en quantification des produits de laboratoire au niveau national

  • Participer aux exercices nationaux annuels de quantification pour les produits de laboratoire et fournir le support technique nécessaire.

  • Participer aux révisions semi-annuelles ou trimestrielles des quantifications nationales en produits de laboratoire, sous le leadership du Ministère, et selon les besoins.

  • Participer aux rencontres nationales trimestrielles du CAGIL (Comité d’Approvisionnement et de Gestion des Intrants de Laboratoire) au besoin.

10%

Autre

  • Participer et fournir un support technique à l’équipe d’Officiers d’Assurance Qualité pour les visites de supervision et les validations de données sur les produits de laboratoire.

  • Participer aux inventaires semi-annuels et spot checks au niveau des dépôts centraux et au niveau des SRs au besoin.

  • Exécuter toute autre tâche demandée par son superviseur ou la direction Exécutive.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

Qualification minimale requise:

  • Etre détenteur d’une licence en technologie médicaleou en médecine ou sciences infirmières

Expérience

  • Avoir au moins 5 ans d’expérience dans la gestion des produits de santé pour les programmes VIH/TB

  • Deux ans d’expérience dans la quantification des besoins en produits de sante

Préféré::

  • Avoir une expérience en gestion et validation des données de santé ;

  • Avoir une bonne connaissance de l'informatique notamment les logiciels Excel, Word, PP (logiciel de quantification ou gestion de stock un atout);

  • Avoir une bonne expérience dans un poste similaire serait un atout ;

  • Etre rigoureux, avoir un esprit d’équipe et la capacité de travailler sous pression.

  • Être engagé pour le bien-être des enfants et être capable d'adhérer à la vision et à la mission de WV, y compris l'engagement en faveur de l'égalité des sexes; inclusion et approche des droits de l'homme.

  • Connaissance des processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement;

Licence, inscription ou certification requise pour exercer ce poste:

Avoir une formation complémentaire en gestion des approvisionnements et des stocks, logistique, ou une formation équivalente;

Compétences, connaissances et expérience préférées:

  • Analyse des donnes

  • Habilité à gérer de grand volume de données en Excel

  • Habilité de rédaction des rapports

  • Crée et produit des résultats dans des partenariats complexes, en maintenant les parties prenantes clés à bord;

  • Utilise les opportunités à travers WV pour en développer d'autres;

  • Reste calme et positif sous pression et dans des situations difficiles;

  • Sens de l ‘initiative;

  • Bonne capacité à prévenir et résoudre les problèmes et les conflits potentiels;

  • Évalue de manière critique l'efficacité du travail et recherche de meilleures méthodes de travail.

  • Parle couramment Français et l’anglais un atout

Environnement de travail:

  • Soyez prêt à vous rendre sur les sites de mise en œuvre et aux réunions de quantification nationale selon les besoins

  • Base au bureau nationale avec déplacements fréquents sur le terrain.

  • Voyage:Le poste requiert la capacité et la volonté de voyager à travers Haïti jusqu'à 20%.

  • De garde: Ce poste nécessite d'être sur appel 10% du temps.

Grant Administrative Support Officer - Tumikia Mtoto Project

You will be required to produce a current (within 3 months) Original Police Clearance Certificate or waiting receipt during interview in case you are shortlisted

Job Title : Grant Administrative Support Officer

Reporting to : Finance and Administration Manager

Work Location : Nairobi/Kiambu

Purpose of position

To provide administrative support to the Tumikia mtoto project and ensure efficient and effective running of the project while while ensuring compliance with donor regulations (USAID) and World Vision Kenya policies.

Major Responsibilities

Project Administrative Support 60%

  • Provide administrative support to the Tumikia Mtoto project for efficient program implementation.

  • Support effective and timely management of donor/consortium requests, queries and related needs

  • Contribute to the processes of enhancing linkages with other partners

  • Ensure effective coordination of processes of reporting and monitoring with other consortium partners.

  • In collaboration with various project staff, ensure that program status and progress reports are developed, shared and well maintained in repository

  • Develop and Maintain a project records management system to ensure all program data is available for easy access and retrieval of information.

  • Develops and maintains an efficient physical and electronic filing system for the team

  • In liaison with the Grants and Compliance Manager, support in the tracking and maintenance of sub awards contracts and correspondences

  • Facilitate the creation of mailing lists for the consortium team members for effective communication.

  • Organizes regular team meetings and conference calls/video-conferences, including the preparation and distribution of documents and providing the necessary technical devices.

  • Provide administrative support in the coordination of the program process by tracking completion for the programs, scheduling interviews as necessary and e-filing the final document

  • Support project staff with People and Culture related processes including facilitating project staff orientation, contract renewals, performance agreements, appraisals among others.

  • Follow up with service providers to ensure office cleaning and hospitality services are provided as agreed.

  • Ensure that the office space is conducive for staff performance in compliance with the OSHA requirements

  • Ensure enough supplies and utilities for smooth running of the office.

  • In liaison with the accountant, support in the management of assets and inventory

  • Takes minutes of regular team meetings and other meetings as required

Workshops and Events 20%

  • Liaises with members and partners to coordinate logistical arrangements for workshops and events;

  • Liaises with Project team and other agencies regarding venue, travel, hotels, and with catering Services staff for provision, room organization and logistics;

  • Liaises with and assists project recipients and consultants as required to ensure smooth functioning of activities;

  • Coordinates and disseminates all internal and external material, including publicity and background documents and coordinates appropriate mailings or distribution;

  • Prepares training kits or information packages and sends material to participants in a timely manner

  • Coordinates registration process and acts as contact person for the participants.

Logistical Support 10%

  • Coordinate staff movements & travel logistics and itinerary for efficiency

  • Facilitate delivery of parcels/ mails

  • In collaboration with Administration department liaise with service providers to ensure quality services

  • Liaise with the travel agents to obtain supporting travel documents

Other 5%

  • Perform any other duties as may be assigned by the supervisor or designee from time to time

  • Attend and lead daily devotions.

Knowledge, Skills and Abilities

  • Bachelor degree in Business Administration, Social Sciences or related field from a recognized university.

  • At least 4 years’ experience in project administration

  • Experience working in an INGO

  • Knowledge and experience in USAID guidelines

  • Good interpersonal, organizational, and customer care skills

  • Experience in Logistics Management is desirable

  • Proficiency in Computer especially in Microsoft Office Suite and data analysis programs such as PP, Excel & Word

Office Assistant

Back ground

World Vision Uganda (WVU) is a Christian relief, development and advocacy non-government organisation dedicated to working with children, families and communities to overcome poverty and injustice. We currently work in 43 districts and have 48 Area Programmes implementing projects in health & nutrition, water, sanitation & hygiene (WASH), livelihoods & resilience, education and child protection. World Vision (WV) is committed to the protection of children and adult beneficiaries from exploitation and abuse and will not employ people whose background is not suitable for working with these beneficiaries. All employment is conditioned upon the successful completion of all applicable background checks, including criminal record checks where possible.

Due to expansion in scope of our programmes, we are now seeking for a qualified and passionate individual willing to share in our vision and join the team in the following role.

Position: Office Assistant

Report to: Programms Support Assistant

Location: Terego District (Omugo Settlement)

Purpose of the position:

To clean company premises, provide secretarial support; distribute information and documents to different places in line with the division strategy.

Key Outputs/Responsibilities.

To clean the organization offices and compound

  • Sweeping and Mopping

  • Dusting and Cobwebbing

  • Coordinate fumigation at least bi annual

  • Cleaning windows and walls

  • Emptying and cleaning dustbins

  • Maintain a clean compound

To clean the washrooms/rest rooms

  • Scrub the restrooms

  • Replenish the toiletries

  • Replenish hand washing water and soap

To prepare tea for staff and visitors

  • Prepare and serve tea

  • Wash utensils immediately after staff have taken tea

  • Maintain a Clean kitchen at all times

  • Replenish utility items

Waste management

  • Collect all waste and dispose it off

Qualifications: Education/Knowledge/Technical Skills and Experience.

  • An O level certificate

  • Computer literate

  • Must be fluent in English.

  • Must be hardworking, courteous and friendly.

  • Must be able to work in a team, with minimum supervision and flexible.

  • Must be able to stay calm in stressful moments.

  • Must be a committed Christian, able to stand above denominational diversities.

  • Attend and participate/lead in daily devotions and weekly Chapel services.

  • Perform other duties as required.