Security & Support Service Manager

Position: Security & Support Service Manager

PURPOSE OF POSITION

To support the Jordan Response Manager (Country Director) in ensuring that effective security as a security focal point measuring for the Jordan Country Office programs appropriately planned for and addressed within the national. Lead in the optimization of organizational security and support service (Fleet and Admin function) with mitigation of operational risks for ministry effectiveness by establishing systems and mechanisms for institutionalizing an organizational culture and practice supporting the programs offices day to day operations.

MAJOR RESPONSIBILITIES

Organization & Planning

  • Advise Jordan Country Office senior management and staff on security risks and threats, admin and fleet situation.

  • Ensure security risk and threat mitigation in Jordan Country Office is in place and budgeted for

  • Work closely with operations regarding specific security risks, threats, admin and fleets needs related to program implementation, advise on mitigation measures in Go/No-Go Decisions and program proposals to donors

  • Work closely with Jordan and Syria program to plan the best usage of the fleet according to their needs and travel request, minimizing waste in the request of resources.

  • Preparation of annual budget for the office in regards of fleet, Admin and Security. Also, providing feedback of support service cost needed for new proposals.

Functions Operations

Admin Management

  • Organize, oversee and manage the maintenance of office support services provided by the whole administration department, including: asset management, data processing, housing, maintenance services, health and safety, secretarial and hospitality to visitors.

  • Update existing WVI in Jordan/Regional Administration policies if necessary.

  • Oversee and provide overall management of stationary, furniture and general supplies to ensure needs in the office and meeting efficiently objectives of the department.

  • Conduct regular physical security checks of all WVI leased assets including accommodation, offices and program locations according to standards and policies

Fleet Management

  • Manage the WVI Jordan fleet, including vehicles rented from external providers.

  • Ensure vehicles are well equipped, safe to operate and compliant with local regulations and equipped with GPS tracking systems

  • Ensure drivers are trained

  • Analyze fleet usage (including fuel consumption) and driver behavior (speeding)

  • Manage two fleet assistants/lead drivers and ensure performance agreements are in place and reviewed regularly and monthly individual action plans are in place

Security

  • Ensure Security Risk Assessments (SRA), Country Risk Ratings (CRR) and Core Security Requirements (CSR) for Jordan are regularly updated and implemented

  • Jordan Designated Security Zones (DSZ) Risk Ratings are established

  • Provide input and support to management in crisis situations and critical incidents at Incident Management team (IMT) level

  • Provide oversight for one Office Security Guard and maintain & update control of passes and keys

  • For the 3 areas, any other task/duties assigned by line manager

  • Provide briefings to new staff, visitors, consultants and contractors and assist in preparation and implementation of program visits

  • Prepare and manage a basic annual Security Master Budget for the Jordan office and advise programs on related security mitigation costs

Networking and External Liaison/Engagement

  • Represent WVI at local UN/NGO security network meetings in Amman and at the camp level and ensure information from these groups is disseminated to relevant staff and through the operational activities

  • Liaise with Jordanian security and law enforcement agencies as well as camp coordination bodies to ensure safe passage to and from, visits, offices and programmatic locations

  • Build ongoing networks for sharing security information and coordination.

Reporting and Documentation

  • Coordinate and supervise all key logs, visitor records, passes and immigration documents

  • Provide monthly fleet management reports

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

  • Bachelor’s degree or equivalent experience that can validate the academic level.

  • Military and/or Police/Law Enforcement Training – preferred.

  • No previous criminal record or convictions

  • Minimum (2) years’ experience working with UN Agency / NGO plus field security experience, support service and/or admin.

  • Demonstrated experience in designing and delivering training.

  • Demonstrated organization and planning development and implementation

  • Budget Management Skills

  • Knowledge of Fleet Management Principles

  • Knowledge of Asset Management Principles

  • Demonstrated ability to work effectively under pressure (particularly in a crisis situation)

  • Ability to communicate well in English & Arabic (verbal and written) – particularly in a crisis situation

  • Valid Passport and Driver’s License

  • Computer literate (Word, Excel, PowerPoint)

  • First Aid qualified

  • Practical knowledge of tools, mechanisms and procedures for personal and organizational security.

Administrative Coordinator

PURPOSE OF POSITION:

The Administrative Coordinator provides diversified operational and administrative support to the Corporate Services Manager at Shared Services Costa Rica Office as well as to the Global Real Estate (GRE) & Corporate Services (CS) team.

The coordinator will manage guidance for events and event planning, create, develop and manage team website content, and will interface with all levels of the organization, especially senior management.

MAJOR RESPONSIBILITIES:

  • Assist Corporate Services manager with operational and administrative ad-hoc requests. Acts as Corporate Services Manager when necessary.

  • Events planning coordination and execution e.g. (DoP, Shared Services Costa Rica Office, Christmas Luncheon, etc.).

  • Provide support to the chapel committee as needed. Supporting the organization’s different business units with hospitality, new hire orientation, and guidance support for onsite meetings hosted at Shared Services Costa Rica facility.

  • Space planning for events, sourcing locations, team building options to support and create a Global Team Event portfolio.

  • Support and follow up with the Occupation Safety plan (required by local government) for security and emergency preparedness documents for fire safety, drill evacuation / emergency action plans, first aid/CPR/AED training, BSP creation and sustainability and other training documentation.

  • Forecasting Improvements, maintenance, care and upkeep of facilities and equipment.

  • Supervise work assignments performed by Technicians, vendors and contractors.

  • Responsible for gathering and sharing occupancy data with the GCLA Occupancy Planning coordinator.

Update and maintain wvcentral sites and subsites, with documents, lists, images and content on behalf of Global Real Estate & Corporate Services.

Current scope:

  • Shared Services Costa Rica Office site: announcements on behalf of GRE and Corporate Services.

  • Implement CS financial process standardization (Provision) to achieve cost transparency and leverage supplier savings within the Corporate Services Portfolio.

KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES:

  • Bachelor’s Degree or significant equivalent related work experience.

  • Proficient in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Lotus Notes, Visio.

  • Experience in coordination of executive meetings.

  • Experience with cross cultural team and virtual team networking.

  • Excellent organizational, planning and communication and interpersonal skills.

  • 3 years administrative experience.

  • Maintain confidentiality.

  • Strong team player.

  • Possess a growing and mature Christian faith and commitment to World Vision, its ethos, Mission Statement, and Core Values.

  • Must have a positive disposition and energetic/passionate approach to work and providing support.

  • Must be fluent in English, with strong language capabilities and understanding.

  • TOEIC Advanced English Certificate.

  • INA Advanced English Certificate.

Preferred Skills, Knowledge and Experience:

  • Costa Rican Labor Law.

  • Costa Rican Occupational Safety Law.

  • Certified in Costa Rican Real Estate Contracts.

  • Ability to provide responsive customer focused support.

  • Diplomacy, cross-cultural sensitivity and experience.

Office Supervisor (Nord)

AVIS DE RECRUTEMENT

Office Supervisor (1)

(Region Nord)

Section I – DESCRIPTION DE TACHES/ TEXTE DE LA PUBLICATION

BUT DE LA POSITION

Sous le leadership du Cluster Manager, l’Office Supervisor, coordonne les fonctions de support au niveau de la région. Il/Elle assure la sécurité et le maintien en fonctionnement des équipements, du matériel, des infrastructures et des bâtiments de l’organisation. Il/Elle planifie et supervise la logistique, les fonctions administratives ( incluant la maintenance), coordonne avec l’ équipe des finances, s’ assure du bon fonctionnement des services généraux ( entretien des bâtiments et espaces verts, gestion des infrastructures électriques, des systèmes d’ incendie, de la disponibilité de l’ eau pour les services, etc.)

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Activités principales

Encadrer les équipe d’administration, d’ICT et de finance au sein du cluster afin de fournir des services de haute qualité.

S’assurer que les politiques et systèmes de suivi des immobilisations sont en place, mises en œuvre de concert avec l’ équipe des finances.

Assurer le bon entretien de tous les bâtiments loués / possédés par World Vision et que le personnel dispose d’ un lieu de travail propre, sécurisé et accueillant.

Gérer les voyages et l’hébergement des employés et visiteurs en concertation avec le responsable d’administration

Assurer, de concert avec le responsable d’administration, la surveillance et le suivi de l’utilisation de tous les équipements de la région

Assurer la fonction d'approvisionnement et s'assurer que tous les biens et services achetés sont de qualité suivant les standards et procédures en place

Soumettre des rapports mensuels et circonstanciés sur le fonctionnement des bureaux avec des informations cohérentes (électricité, connectivité, entretien des bureaux, finance) qui vont aider l’Organisation dans le processus décisionnel.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

Diplôme en administration des affaires ou un diplôme universitaire combiné avec des expériences pratiques pertinentes

Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans les ONGs

3 ans d’expérience dans un poste similaire

Aptitude à bien motiver le personnel pour obtenir des résultats de base

Capable de travailler sous pression et de superviser une grande équipe

Expertise technique et de supervision dans le développement des affaires des systèmes, des contrôles internes, des politiques et procédures

Capable d'articuler et communiquer des idées verbalement et par écrit

Maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais

Excellentes compétences interpersonnelles

Avoir le sens de l’organisation et des responsabilités

Avoir bon esprit d’équipe et d’analyse

Avoir une grande capacité d’écoute

Etre Disponible pour des voyages sur le terrain

Détenir un permis de conduire valide

LOCALISATION DU POSTE

Dans le Nord

CONDITIONS PARTICULIERES

Etre de la région et/ou pouvoir y être basé sans problème

CONTENU DE L’APPLICATION

  • CV à jour

  • Lettre de motivation

  • Copie de diplômes et de certificat

  • Tout autre document pertinent pouvant supporter la candidature.

Seuls les candidats sélectionnés pour entrevue recevront un feedback.

Office Supervisor / La Gonave

Office Supervisor

(1 position pour La Gonâve)

BUT DE LA POSITION

Sous le leadership du Cluster Manager, l’Office Supervisor, coordonne les fonctions de support au niveau de la région. Il/Elle assure la sécurité et le maintien en fonctionnement des équipements, du matériel, des infrastructures et des bâtiments de l’organisation. Il/Elle planifie et supervise la logistique, les fonctions administratives (incluant la maintenance), coordonne avec l’équipe des finances, s’assure du bon fonctionnement des services généraux (entretien des bâtiments et espaces verts, gestion des infrastructures électriques, des systèmes d’incendie, de la disponibilité de l’eau pour les services, etc.)

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

% de temps

Activités principales

10%

Encadrer les équipe d’administration, d’ICT et de finance au sein du cluster afin de fournir des services de haute qualité.

10%

S’assurer que les politiques et systèmes de suivi des immobilisations sont en place, mises en œuvre de concert avec l’ équipe des finances.

40%

Assurer le bon entretien de tous les bâtiments loués / possédés par World Vision et que le personnel dispose d’ un lieu de travail propre, sécurisé et accueillant.

5%

Gérer les voyages et l’hébergement des employés et visiteurs en concertation avec le responsable d’administration

10%

Assurer, de concert avec le responsable d’administration, la surveillance et le suivi de l’utilisation de tous les équipements de la région

10%

Assurer la fonction d'approvisionnement et s'assurer que tous les biens et services achetés sont de qualité suivant les standards et procédures en place

10%

Soumettre des rapports mensuels et circonstanciés sur le fonctionnement des bureaux avec des informations cohérentes (électricité, connectivité, entretien des bureaux, finance) qui vont aider l’Organisation dans le processus décisionnel.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES :

Niveau minimum d’éducation, de formation et d’expériences requises pour être qualifie pour la position :

Education:

  1. Diplôme en administration des affaires ou un diplôme universitaire combiné avec des expériences pratiques pertinentes.

  2. Aptitude à bien motiver le personnel pour obtenir des résultats de base

  3. Capable de travailler sous pression et de superviser une grande équipe

Connaissance & Compétence:

  1. Expertise technique et de supervision dans le développement des affaires des systèmes, des contrôles internes, des politiques et procédures.

  2. Capable d'articuler et communiquer des idées verbalement et par écrit.

  3. Maîtrise du français.

  4. Bonne connaissance de l'anglais.

  5. Excellentes compétences interpersonnelles

Compétences, connaissances et expériences préférentielles :

  1. Respecter les Politiques sur la Protection de l’Enfant et toutes autres Politiques et Procédures de la World Vision

  2. Avoir la capacité de travailler sous pression et de gérer les situations d’urgence selon la mission de l’organisation

  3. Avoir le Sens de Responsabilité, Esprit d’équipe

  4. Etre Flexible, Coopératif, Courtois

  5. Etre Disponible pour des voyages sur le terrain

  6. Participer aux services de dévotion et de chapelle

Expériences de travail additionnelles requises au minimum pour être qualifié pour cette position :

  1. Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans les ONGs.

  2. Avoir 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Expériences de travail additionnelles préférentielles pour cette position.

  1. Avoir le sens de l’organisation et des responsabilités

  2. Avoir bon esprit d’équipe et d’analyse

  3. Avoir une grande capacité d’écoute

  4. Etre flexible

Licences, enregistrements ou certifications requises pour occuper cette position :

  1. Diplôme en administration des affaires ou un diplôme universitaire combiné avec des expériences pratiques pertinentes.

  2. Permis de conduire valide

CONDITIONS PARTICULIERES

Etre de la zone et/ou pouvoir y être basé sans problème

CONTENU DE L’APPLICATION

  • CV à jour

  • Lettre de motivation mentionnant la zone pour laquelle vous appliquez

  • Copie de diplômes et de certificat

  • Tout autre document pertinent pouvant supporter la candidature.

Seuls les candidats sélectionnés pour entrevue recevront un feedback.

Receptioniste-Adjointe Administrative

ceptionniste-Adjointe Administrative

(1 position pour le Plateau Central)

BUT DE LA POSITION

Fournir un support administratif pour les services d’entretien des différents bureaux/bâtiments de la région, la gestion stratégique de l’entrepôt ainsi que les biens de lorganisation. Apportera son soutien en matière de réception des visiteurs, gestion des courriers et du bureau et de soutien logistique.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

% Temps

Responsabilités Principales

10%

Assurer la supervision du personnel de soutien dans le respect des politiques de RH de lorganisation.

20%

Assurer le fonctionnement des équipements en remplissant les exigences d'entretien préventif. (Appeler pour des réparations ; tenir à jour les inventaires d’équipement ; faciliter l’évaluation des nouveaux équipements en collaboration avec les techniciens concernés).

20%

Assurer le bon entretien de tous les bâtiments loués / possédés par World Vision pour avoir un environnement de travail sûr et propre.

10%

Travailler en concertation avec les autres départements afin dassurer le suivi dans les normes de tous les dossiers de ladministration.

10%

Assurer la réception et l’orientation des visiteurs, ainsi que la réception et le dispatching des dossiers, dans le respect des normes et procédures de la World Vision Haïti.

5%

Supporter la fonction d'approvisionnement et s'assurer que tous les biens et services achetés sont de qualité suivant les standards et procédures en place

15%

Appuyer le Coordonnateur Logistique dans la gestion des actifs, des matériels et services de téléphone mobile à l’équipe régionale

10%

Soumettre des rapports mensuels et circonstanciés sur le fonctionnement des bureaux avec des informations cohérentes (électricité, connectivité, entretien des bureaux) qui vont aider l’Organisation dans le processus décisionnel.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

Education:

  1. Diplôme en administration des affaires ou en gestion ou une combinaison d’expériences pratiques pertinentes

Connaissance & Compétence:

  1. Aptitude à bien motiver le personnel pour obtenir des résultats de base.

  2. Capable de travailler sous pression et de superviser une grande équipe

  3. Expertise technique et de supervision dans le développement des affaires des systèmes, des contrôles internes, des politiques et procédures

  4. Capable d'articuler et communiquer des idées verbalement et par écrit

  5. Maîtrise du français

  6. Bonne connaissance de l'anglais

  7. Excellentes compétences interpersonnelles

Expériences:

  1. 3 ans d’expérience professionnelle dans les ONGs.

  2. 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Environnement de travail :

  • La position exige la capacité et la volonté de faire des voyages domestiques et internationaux jusqu'à 20% du temps.

CONDITIONS PARTICULIERES :

Etre de la zone et/ou pouvoir y être basé sans problème

CONTENU DE LAPPLICATION :

  • CV à jour

  • Lettre de motivation mentionnant la zone pour laquelle vous appliquez

  • Copie de diplômes et de certificat

  • Tout autre document pertinent pouvant supporter la candidature.

Seuls les candidats sélectionnés pour entrevue recevront un feedback.

Construction Officer-Humanitarian Emergency Affairs (HEA)

Position: Construction Officer -Humanitarian Emergency Affairs (HEA)

Reporting to: Humanitarian Emergency Affairs Manager with matrix reporting to the Project Manager- Construction

Location: Nchelenge (Matapala Refugee Camp

Purpose of Position

Provide technical guidance in construction and maintenance projects in line with the organization polices and government engineering regulations, in deepening our commitment to the most vulnerable children in emergencies.

Major Responsibilities

Provide technical guidance for construction works

  • Prepare/ interpret construction/technical documents (building, block and site plans) for constructions works up to required industry and technical standards/quality.

  • Produce/d review bill of quantities (costing), drawings and related requirements for the construction/maintenance works based on the recommended drawings/plans.

  • Provide specifications for all technical works and building related matters to ensure right materials and value for money.

Construction Project Management

  • Conduct regular monitoring of construction sites to ensure they are meeting the standards outlined in the contract.

  • Ensure all construction projects are done within agreed timeframe and the available budget limits.

  • Monitor work of independent contractors as per the contract and work plan.

Documentation and Report Writing

  • Submit report covering key performance and other relevant documentation timely.

External Relations and Liaison

  • Establish, maintain relationships with line ministries, Refugee Officer, and other stakeholders involved in the project.

Qualifications, work experience, skills and knowledge

  1. Degree in Civil Engineering, Quantity Survey or a related field with 3 years of experience in relevant field.

  2. Diploma in Civil Engineering, Quantity Survey or a related field with 5 years of experience in relevant field.

  3. Computer literate in MS Office package i.e. word and excel, AutoCAD and data analysis software is recommended.

  4. Must be paid up member of Engineering institution of Zambia

  5. Knowledge of Project Management is added advantage.

  6. Knowledge of construction Industry

  7. Holder of a valid Driver’s License.

  8. Experience in project design, implementation, monitoring and evaluation, and report writing essential

  9. Ability to work in a cross-cultural environment and functional teams.

  10. Knowledge and understanding of World Vision humanitarian /operations would be an added advantage

Other competencies required

  1. Must be a committed Christian, able to stand above denominational diversities and willing to attend daily devotions.

  2. Demonstrate high-level planning, reporting writing and communication skills.

  3. Must have excellent communication, analytical and decision making skills.

  4. Ability to manage conflict and negotiation skills.

  5. Strong networking, liaison and stakeholder engagement management skills.

  6. Excellent interpersonal skills, integrity and morals.

Work Environment

  • Work environment: Office-based 20% and Field 80%

  • Travel: International as required.

NOTE:

“World Vision Zambia is committed to the protection of children and adult beneficiaries from all forms of abuse and sexual exploitation. All employment is conditional upon the successful completion of all applicable background checks, including criminal record checks".

Program Assistant (Bulawayo)

BACKGROUND

World Vision is a global Christian relief, development and advocacy organization dedicated to working with children, families and communities to overcome poverty and injustice. We are a community of close to 40,000 staff working across the world to help change the lives of vulnerable children. Our supporters, partners and staff join forces with communities on the ground to help children enjoy good health, be educated for life, experience the love of God and their neighbours and be cared for, protected and participating in addressing issues that affect their lives. World Vision has been active in Zimbabwe since 1973. Our operations are spread across 9 out of 10 provinces, with a majority of over 1.75 million beneficiaries in rural areas. Our current programs focus on improving the well-being of boys and girls in three priority sectors: health and nutrition, livelihoods and education. We also focus on child protection, gender and disabilities, emergency assistance and resilience building as cross cutting priorities across our programs. If you share the same vision, JOIN US and contribute to life in all its fullness for the children and communities we serve

Title: Program Assistant

Location: Bulawayo

Purpose of the position:

Providing a wide range of administrative, secretarial, and finance support services to the IGATE (Improving Girls Access To Education) program central and district offices.

Major Accountabilities/ Responsibilities

1. Provide logistical support to all IGATE districts to ensure they have adequate resources and visitors for the program.

2. Diary management - Program director, deputy director, program technical managers, program coordinators, Strategy, Evidence & Learning director, Disaster Preparedness and Standards director and Global Centre staff.

3. Coordination and logistic handling of departmental visitors, central training sessions, and local and international travel..

4. Departmental asset management and administration (asset registers, and vehicles).

5. Department fuel management, monthly fuel analysis per vehicle, Total consolidation and processing of payment.

6. Preparation and submission of LDRs (Labour Distribution Reports) and attendance registers and ensuring that annual leave for staff is properly recorded/ tracked.

7. Organizing meetings/workshops and minuting.

8. Technically supervise and give support to district Admin/Finance Assistants.

9. Food assistance and Global Centre (GC) staff stationery/furniture requisitions, procurement and supplier payment processing.

10. Petty cash management for the department.

11. Comprehensive filing system and confidentiality. Managing and reviewing the filing systems.

12. Stationery inventory control for the department.

13. Ensure that offices are well kept and clean.

Knowledge and Skills:

1. Diploma is Secretarial Studies, Administration or Office Management.

2. Good typing skills and speed.

3. Computer aptitude and efficiency with word processing, database management and spreadsheet software a must.

4. Ability to work without supervision, organize, manage and prioritise tasks completing them in a timely and cost effective way.

5. Ability to handle confidential matters and a high degree of professional integrity.

6. Excellent communication and interpersonal skills are an essential part of the job.

Shortlisting will be done as applications are received. Only shortlisted candidates will be contacted.

Qualified females are encouraged to apply.