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Back ground

World Vision Uganda (WVU) is a Christian relief, development and advocacy non-government organisation dedicated to working with children, families and communities to overcome poverty and injustice. We currently work in 43 districts and have 48 Area Programmes implementing projects in health & nutrition, water, sanitation & hygiene (WASH), livelihoods & resilience, education and child protection. World Vision (WV) is committed to the protection of children and adult beneficiaries from exploitation and abuse and will not employ people whose background is not suitable for working with these beneficiaries. All employment is conditioned upon the successful completion of all applicable background checks, including criminal record checks where possible.

Due to expansion in scope of our programmes, we are now seeking for a qualified and passionate individual willing to share in our vision and join the team in the following role.

Position: Logistics Officers - 2 Positions

Report to: Senior Transport Officer

Location: Kampala National Office (1) and West Nile (1)

Purpose of the position:

The Logistics Officer will ensure that we have a well serviced fleet available for staff movements, tracking vehicle movements and speed limits. The personnel will also liaise with other teams in delivering quality reporting and support to the WVU mission objectives.

Key Outputs/Responsibilities.

• Fleet Management and Administration; ensuring timely servicing and well maintained fleet, coordinating with project managers to ensure the limited fleet is equally shared among all projects. Weekly inspection of fleet, coordinating training for ridders and drivers, tracking of vehicle for safety of fleet, passengers and property of World Vision, management of Vehicle Log books and Mileages and Overseeing the rental/hire of vehicles.

• Managing my team; liaising with P&C in filling caps within the department, ensuring appraisals are done in time and submitted for strategic decisions and ensuring all riders and drivers adhere to WV fleet policies.

• Preparation of fleet reports; Monthly fuel and fleet usage report for both internal and external decision making.

• Fuel Management; liaising with procurement to ensure framework Agreements for Fuel, Garage Companies requesting/approval of fuel requests for fleet and generators, processing or follow up on Fuel cards re-load/payments for fuel

• Compliance with legal requirements; tracking of vehicle speed, Management of 3rd party Insurance stickers and timely replacing of the expired stickers for fleet.

• Vehicle Disposal; coordinating the assessment of fleet for disposal and administering the disposal process with support from the procurement and Administration within the response and from the National Office.

Qualifications: Education/Knowledge/Technical Skills and Experience.

• Bachelor of Logistics & Supply chain management BBA-Option Logistics & Procurement. Masters in Supply Chain Management is an added advantage

• At least 2-3 years of proven and practical experience as Logistics Officer with a Reputable NGO more so an International Agency in Refugee work.

• Experience of developing / implementing complex logistics to support different types of programmes, and coordinating resources to meet diverse programme needs and objectives.

• Proven track-record in managing and supervising others in logistics and supply chain, including training and capacity building

• On line procurement skills (Provision knowledge is great asset for all fleet on line booking for vehicle service and repairs + delivery receipt on line).

• Technical experience/training in specific areas of supply chain e.g. fleet mechanics, IT/communications networks, warehousing and assets management.

• Must be a very honest person and willing to work for extra-long hours when required

• Effective in written and verbal communication in English [Alur, Lugbara, Kakwa and Kiswahili,]

• Stores Management

• Fleet Management

• Financial Management

• Administration

• Flexible, adaptable and proactive

• The position requires ability and willingness to travel domestically and internationally up to 20 % of the time.

Coordinador Nacional de Compras

Propósito del puesto

Gestionar eficazmente la función de la cadena de suministro en línea con los procedimientos de Visión Mundial para apoyar la implementación oportuna de los Programas / Proyectos de Visión Mundial que tendrán el mayor impacto en la mejora del proceso, la simplificación, la estandarización y la contención de costos, asegurando así el logro del Bienestar de la niñez.

Responsabilidades principales

PROTECCIÓN A LA NIÑEZ

Cumplir los estándares de comportamiento definidos por la organización, conforme a lo establecido en la Política de Salvaguarda,

Cumplir con las políticas de protocolo establecidas para la protección de niños, niñas, adolescentes y jóvenes, reportando y denunciando situaciones de vulneración a la protección infantil a fin de evitar la vulneración de sus derechos.

REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO

Participar en el desarrollo de la Estrategia Funcional a través de la comprensión y captura de las necesidades de los interesados.

Traducir la estrategia en Planes comerciales anuales con la guía del Gerente.

PLANIFICACION

Establecer y comunicar prioridades basadas en las necesidades del cliente. Contribuir a actividades de planificación interfuncionales.

Comprometerse con socios / sub-beneficiarios en el proceso de planificación de adquisiciones.

Asesorar y participar en el desarrollo del plan de adquisiciones consolidado y la estrategia de abastecimiento

Desarrollar fuentes de ventaja competitiva para garantizar que la función de gestión de la cadena de suministro respalde el logro de la fuente de ventaja competitiva de la organización.

Asesorar sobre las pautas del proceso de planificación del país para comunicarse con los equipos de operaciones.

ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO

Ejecutar el proceso de evaluación de mercado y precalificación de proveedores según las pautas establecidas y supervise las evaluaciones a nivel zonal / archivado.

Administrar el proceso de RFQ / RFP, incluidas las líneas de base y las metodologías de encuestas de precios según el marco aprobado y supervise el proceso en las oficinas zonales / de campo.

Liderar negociaciones para las Categorías asignadas y guiar las estrategias de negociación para las categorías asignadas a los Coordinadores.

Supervisar los eventos de abastecimiento en las oficinas zonales / archivadas.

Revisar / preparar los documentos de presentación del Comité de Adquisiciones para garantizar su exhaustividad y permitir un proceso informado de toma de decisiones.

Analizar y asegurar que el proceso de evaluación de mercado de los Socios / Sub-Donatarios, el proceso de precalificación de proveedores, RFQ / P y el proceso de evaluación, cumpla con los requisitos de WV / Donante, y capture cualquier brecha identificada en los planes de desarrollo de capacidad / aprobaciones de exención.

Facilitar las reuniones del Comité de Compras y asegúrese de mantener la documentación adecuada.

MANEJO DE RELACIONES Y CONTRATOS CON PROVEEDORES

Proyecto de contratos de proveedores para aquellas categorías donde el formato de contrato estándar global examinado no es aplicable, y revisa los cambios recomendados por el proveedor.

Asegurar de que los proveedores entiendan las condiciones contractuales y los indicadores de desempeño.

Monitorear y completar el cierre, extensión o renovación del contrato, según corresponda para los productos asignados.

Identificar y resolver o escalar problemas relacionados con el contrato, tanto interna como externamente, y proponer mejoras en el proceso de contratación.

Desarrollar indicadores clave de rendimiento del proveedor basados ​​en pautas / categoría y proceso de monitoreo

GESTIÓN DE COMPRAS (EJECUCCION)

Recibir solicitudes de compra entrantes (acción del comprador pendiente), verifique que las especificaciones sean claras, realice un evento de abastecimiento si los artículos requeridos aún no están en el contrato, actualice el RP con el registro real del proveedor y libere el RP para su aprobación.

Cumplir las políticas y pautas de adquisición en las decisiones de adjudicación de proveedores dentro del umbral aplicable.

Gestionar solicitudes de cambio de pedido coordinando con Solicitantes, Presupuestos y Proveedores

MANEJO DE DATOS, ANALISIS Y REPORTES

Monitorear el desempeño de los indicadores clave, realizar análisis de causa raíz de áreas de bajo rendimiento y desarrollar planes para mejorar esos indicadores

Realizar análisis de precios de costos para formular planes de negociación.

Analizar las tendencias de la industria y las competiciones de mercado para desarrollar iniciativas de mejora empresarial.

PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y POLITICAS

Socializar e implementar las políticas aprobadas (incluidas las exenciones aprobadas), los procesos y las pautas.

Realice revisiones periódicas de las políticas, procesos y pautas de adquisición para medir su efectividad y aplicabilidad, incluida la satisfacción del cliente e informar a la gerencia de NO.

Asesorar a las oficinas nacionales sobre cómo administrar y mantener la herramienta y el panel de logística para la visibilidad métrica en los canales de la cadena de suministro y la comunicación oportuna con los clientes

Revise con los socios / sub-beneficiarios, sus políticas, procedimientos, etc. de SCM para identificar cualquier brecha, documentarlos en los informes de evaluación y capturarlos en los planes de desarrollo de capacidades.

DESARROLLO DE SISTEMAS E IMPLEMENTACION

Preparar informes para la gestión.

Preparar pautas generales y detalladas para los sistemas requeridos

CONTROL Y CUMPLIMIENTO

Desarrollar herramientas de identificación y evaluación de riesgos, registros y otras herramientas y evaluación riesgos relacionados con SCM.

Desarrolle un proceso adecuado de archivo y mantenimiento de registros para las actividades de la cadena de suministro y asegúrese de que la pista de auditoría de adquisiciones siempre esté disponible.

Monitorear el cumplimiento de las medidas de control y el cumplimiento de las políticas y directrices de la cadena de suministro de VM.

Escalar cualquier forma de incumplimiento de los controles, fraudes, incumplimiento, apropiación indebida de fondos y activos de VM relacionados con SCM identificados durante el proceso de monitoreo.

Implementación de recomendaciones de auditoría acordadas en el proceso de adquisición de acuerdo con la orientación dada por el HoD.

Revise los Socios / Sub-adquisiciones, el sistema de control interno en el proceso de adquisición para identificar cualquier brecha, documentarlos en los informes de evaluación y capturarlos en los planos de desarrollo de capacidades.

Monitorear el progreso en la implementación de las recomendaciones y actualizar la gestión de todas las partes

LIDERAZGO Y COACHING

Administrar el rendimiento de informes directos a través de revisiones de rendimiento, conversaciones frecuentes y otros métodos, según corresponda. Sea valiente al proporcionar asesoramiento o comentarios para la mejora continua del rendimiento

Asegurar de que todo el personal de la cadena de suministro comprenda las políticas, los procesos y los sistemas de adquisición

Planificar y coordine las reuniones departamentales para revisar el estado de las tareas y actualizar el Equipo de alta gerencia sobre el progreso de las funciones de los departamentos.

ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO DE CAPACIDADES

Coordinar, participar y / o capacitar al personal del personal de la cadena de suministro y otros departamentos de WVI en políticas, procesos y sistemas de adquisiciones de WVI

Realizar la evaluación de la capacidad de los socios / sub-beneficiarios y los planes de creación de capacidad según el marco / directrices establecidos.

Capacitar a los Socios / Sub-beneficiarios en base al plan de creación de capacidad aprobado, monitorear el progreso. Coordinar con las partes interesadas internas en el seguimiento del progreso y presentar informes de progreso a la gerencia.

Asegurar un plan de desarrollo de capacidades del 2do a bordo.

Educación

Licenciatura en Administración de Empresas, Cadena de Abastecimiento, Compras, Ingeniería, o una profesión relacionada.

Experiencia

5 años de experiencia progresiva como responsable de compras, manejo de contratos, administración de contratos y/o logística, de los cuales 3 años deben ser de experiencia directa relacionado con el manejo de compras y/o contrataciones.

3 años de experiencia a la cabeza de un equipo de trabajo

Experiencia trabajando en el área de ONG internacionales, relacionándose con múltiples donadores de fondos y conociendo sus diferentes requerimientos (De preferencia que domine el idioma ingles)

Habilidades

Uso avanzado de Office

Negociación con proveedores

Análisis numérico, manejo de indicadores.

Liderazgo

GERENTE DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN

Grado HAY 16

Área: Oficina Nacional

División: Dirección de Administración y Finanza

PROPÓSITO DEL PUESTO

Gestionar eficazmente la función de la Cadena de Abastecimiento y Administración de Visión Mundial Nicaragua en línea con los procedimientos y políticas locales y globales, para apoyar la implementación oportuna en la Oficina Nacional, Programas y Proyectos, promoviendo la mejora de procesos, la simplificación, la estandarización y la contención de costos, asegurando así el logro de los resultados de Bienestar de la Niñez. La Gerencia de Compras y Administración liderará las áreas de Compras, Servicios Generales o Logística, Tecnología de la Información, Legal y GIK o Donaciones en Especie.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

1. Desarrollar, dirigir y asegurar la ejecución de la estrategia de abastecimiento y compras a nivel nacional, incluyendo las prioridades regionales y globales, por medio de mecanismos de planificación que favorezcan la obtención del plan anual de compras para mejores negociaciones locales aprovechando la economía de escala y favoreciendo la ejecución en tiempo y forma.

   1. 80% de compras ligadas a contratos con proveedores estratégicos a quienes evaluamos por su desempeño.

   2. 7% de ahorro anual en compras

   3. Catálogo de ítems actualizado.

   4. Plan anual de compras y su ejecución

   5. Condiciones favorables para la organización y para el personal en relación a la comunicación a través de la telefonía móvil

   6. Brindar los lineamientos y representar al Departamento en el proceso de planificación anual de WVN

1. Dirigir la Medición y Gestión del Desempeño

   1. 2 reportes anuales (como minimo) de cumplimiento de las distintas áreas del Departamento de Compras y Administración.

2. Dirigir la gestión del Riesgo Empresarial para la Oficina de Visión Mundial Nicaragua

   1. Mantener a WVN dentro de los estándares de la confraternidad en relación a los niveles de cumplimiento en gestión de riesgo y rendición de cuentas.

3. Dirigir y asegurar el control de los procesos administrativos y de GIK que garanticen servicios logísticos de calidad y oportunos.

   1. Implementación de sistemas y procesos favorables para la operación, en los que se promueva la innovación sin perjuicio de los controles para beneficio de la organización.

4. Dirigir y gestionar los mecanismos de control de activos para la Oficina de Visión Mundial Nicaragua.

   1. Mejores condiciones de seguridad para el personal y los bienes de la organización y buen uso de los recursos para un mayor impacto en la vida de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes para quienes nos debemos.

5. Desarrollar y asegurar los debidos mecanismos para brindar servicios de Tecnología de la Información confiables, estables y oportunos.

   1. Innovación y buen funcionamiento de los sistemas de TI a nivel nacional.

6. Construir y asegurar los mecanismos para el debido asesoramiento legal y rendición de cuentas en temas jurídicos.

   1. Cumplimiento y rendición de cuentas en temas legales, garantizando respuestas expeditas en elaboración de contratos y convenios, cumpliendo con las obligaciones tributarias, fiscales, municipales y cualquier otra de índole administrativo, en apego a las leyes vigentes.

Educación

Licenciatura Universitaria o Post Grado en las áreas de Ciencias Económicas, Logística, Ingeniería Industrial o Administración de la Cadena de Suministros

Conocimientos y habilidades

• Habilidades para escuchar

• Orientación al servicio

• Habilidades para toma de decisiones

• Habilidades de comunicación

• Técnicas de negociación

• Resolución de conflictos

• Manejo de tiempo

• Auto dirección

• Administración de presupuestos

• Análisis de datos

• Orientación a resultados

• Mejora de procesos

• Trabajo en equipo

• Conocimiento sobre la estrategia de compras y abastecimiento

• Experiencia en procesos de P2P

• Redacción de Acuerdos y Administración de Proveedores / Contratos

• Conocimiento de Visión MundiaI Internacional:

- Políticas y Procedimientos

- Conocimiento básico de Finanzas

- Conocimiento de Sistemas

- Conocimiento del Producto

Experiencia

El alcance de esta posición requiere que el titular sea un gerente con experiencia con al menos 7 años de expertís en la gestión de la cadena de abastecimiento, incluyendo al menos 5 años en un cargo de liderazgo o gestión administrativa

Un sólido conjunto de habilidades de construcción de relaciones, tanto con los proveedores como con los clientes internos

Experiencia con herramientas de adquisición

Fuerte experiencia liderando programas estratégicos de abastecimiento

Experiencia con procesos específicos relevantes para Operaciones de WV y ONGs internacionales

Licencia o certificación requerida

Licencia de conducir vehículos livianos (Experiencia en manejo de vehículos 4x4)

Bilingüe, Español e Inglés

Uso avanzado de Office

*Please submit your CV in English.

PURPOSE OF POSITION:

The Head of Supply Chain will oversee the end to end supply chain process for pharmaceutical and medical equipment requirements encompassing safety, sourcing, product selection, demand planning, quality, inventory, warehousing and transport. Develop world-class partnerships with suppliers and other organizations.

The Head of Supply Chain has the responsibility for the development and maintenance of strategic initiatives within the Pharmaceuticals and Medical Equipment category of the Global Fund grant being implemented throughout Haiti. A good proportion of the total category spend, and suppliers will not be managed directly; however, the Head of Supply Chain will need to consider the total spend within the strategy, provide support and oversight.

KEY RESPONSIBILITIES:

• Manage end to end supply chain process for pharmaceutical, health products, medical devices and medical equipment requirements.

• Serve as subject matter expert for drug procurement, medical devices and equipment and service providers related to pharmaceutical regulatory and donors’ requirements.

• Develop processes to ensure compliance related to key supply chain requirements such as quality control, cold chain storage and distribution.

• Per Health program requests, provide technical advice and guidance about importation process, sourcing information and review large pharmaceuticals orders placed by country programs to minimize inappropriate procurement.

• Prepare and submit drugs orders following the quantification and track orders, Monitor and forecast upcoming levels of demand and track inventory levels.

• Well versed in analysis of spend data and cost models for continuous improvement and develop an information sharing network regarding product safety.

• Lead supplier selection and pre-qualification process.

• Develop supplier score cards and other analytics to enable team to effectively manage supplier performance.

• Lead strategic supplier relationship management to continually identify process improvements and cost reduction opportunities and demonstrate significant expertise in contract negotiations and cost management.

• Maintain relationships with various business functions across the organization including health unit, legal, and regional/country offices.

• Establish and test a robust medicine and device recall cascade and reporting mechanism in case of safety concerns.

• Oversee quality control and pharmacovigilance activities, when deemed necessary or as an element of routine supplier management. In accordance with national and international standards, including the Guide to Global Fund Policies on

• Procurement and Supply Management of Health Products.

• Conduct/organize regular and ad hoc inspections of WVI suppliers and their manufacturers, to safeguard the quality of supplies delivered to WVI beneficiaries.

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES:

• Minimum Qualification required: Pharmacist by training or other health science. Masters preferred.

• Proficiency in Microsoft Office programs including Excel and Word.

• Fluency in English and working knowledge of French is preferred.

• Knowledge of governmental laws and regulations related to health programs and knowledge of internal control procedures and practices is preferred.

• Knowledge of WAMBO, the Global Fund’s online procurement system is preferred.

Preferred Skills, Knowledge and Experience:

• 5-7 years of experience in quantification for Health Products for HIV and TB, required.

• Experience in laboratory strengthening projects, required.

• 5-7 years of experience with Global Fund grants, an advantage/ preferred.

• Experience in supply chain strengthening projects, an advantage/ preferred.

• Experience in sourcing both pharmaceuticals, medical devices and equipment.

• Extensive experience of medical logistics and pharmaceutical supply chain systems in developing contexts.

• Experience with managing medical warehousing facilities in support of NGO health programs.

• Successful experience in audit/assessments and the implementation of supply chain management improvements.

• Knowledge of developments and trends within HIV/TB pharmaceuticals industry.

• Knowledge of risk management, with the ability to identify and address anticipated issues.

• NGO experience preferred with understanding of institutional donors’ policies relating to Health Product procurement and management.

• Extensive knowledge of Health Product related quality systems such as GDP and GMP as well as experience of others for example ISO 9000 series.

• Must have proven project management skills and experience, excellent communication skills, the ability to find solutions and achieve results, the ability to analyze and resolve complex issues and the ability to motivate team members.

• Ability to establish supplier specifications, measure conformance and identify process improvement opportunities that are defined in conjunction with internal customers is critical to this position.

• Driven to meeting or exceeding milestones.

• Ability to provide fact-based advice and development of market and industry analysis.

• Has advanced and proven knowledge of procurement industry cost structures and drivers.

• Experience working in Haiti desired.

• Excellent problem solving and negotiation skills.

• Complexity of products and projects requires high quality project and program management skills and a proven ability to manage change both internally and externally.

Work Environment/Travel:

• Work environment: Office based in Port au Prince and 60-20% domestic field travel (roughly 5-10 working days a month).

• On call: This position requires being on call 10% of the time.

OBJET DU POSTE

Sous la supervision du Head of Supply Chain, le Coordonnateur de la chaine d’approvisionnement coordonne l’exécution des processus d’estimations et de prévisions des besoins en produits de santé subventionnés par le Fond Mondial, dans le cadre des programmes de lutte contre le VIH et la Tuberculoses, pour en assurer leur disponibilité continue. Le Coordonnateur estime les besoins annuels des programmes en produits de santé, intrants et équipement de laboratoire, et développe des plans d’approvisionnement annuels et/ou semi-annuels. Le coordonnateur de la Chaine d’approvisionnement suit de façon mensuelle, les tendances des consommations moyennes et les niveaux de stocks nationaux des produits de santé pour les trois programmes et ajuste les plans d’approvisionnement en conséquence.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Développer les quantifications annuelles en produits de santé subventionnés par le Fond Mondial, pour les programmes VIH et Tuberculose.

• Développer et mettre à jour les plans d’approvisionnements des produits de santé VIH et TB de façon annuelle et/ou semi-annuelle et les faire valider par le directeur du département.

• Fournir les plans d’approvisionnement au Coordonnateur des achats en produits de santé pour exécution et fournir un support technique au coordonnateur des achats concernant les spécifications des produits si nécessaire.

• Vérifier les dates d’arrivage des produits selon les dates promises et ajuster les plans d’approvisionnement si nécessaire.

• Fournir au Head of Suplly Chain, au besoin, les informations prévisionnelles des quantités de produits de santé pour la préparation du budget.

• Analyser et suivre les tendances de consommations mensuelles et trimestrielles des produits au niveau national (données agrégées au niveau central, départemental et institutionnel), pour permettre d’informer les processus de quantification.

• Fournir un rapport sur les niveaux de stocks de produits disponibles et utilisables chaque mois, pour faciliter les calculs des besoins pour les réapprovisionnements réguliers des SRs et les alerter en cas de risque de rupture de stock.

• Fournir au Head of Supply Chain les rapports de consommation et de stocks des produits de santé pour validation et soumission au Fond Mondial.

• Fournir au Head of Supply Chain un rapport mensuel des quantités de produits à date d’expiration proche qui ne pourront pas être absorbés avant leur expiration, afin de mitiger les risques d’expiration des produits.

• Avec le Head of Supply Chain, représenter le projet pour toutes les quantifications nationales de produits de santé pour les programmes de lutte contre le VIH et la Tuberculose.

• Participer aux révisions semi-annuelles ou semestrielles des quantifications nationales en produits de santé, sous le leadership du Ministère, et selon les besoins.

• Participer aux rencontres trimestrielles du cluster National de Logistique pour les intrants VIH et TB.

• Participer et fournir un support technique à l’équipe d’Officiers d’Assurance Qualité pour les visites de supervision et les validations de données sur les produits de médicaments.

• Participer aux inventaires semi-annuels au niveau des dépôts centraux et au niveau des SRs pour les produits de santé, au besoin.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Qualification minimale requise: Etre détenteur d’une licence en pharmacie ou en médecine ou en sciences infirmières ;

• Avoir une formation complémentaire en gestion des approvisionnements et des stocks, logistique, ou une formation équivalente;

• Avoir au moins 5 ans d’expérience dans la gestion des produits de santé pour les programmes VIH, TB et/ou Malaria;

• Avoir une expérience en gestion et validation des données de santé ;

Avoir une bonne connaissance de l'informatique notamment les logiciels Excel, Word, PP (logiciel de quantification ou gestion de stock un atout);

Avoir une bonne expérience dans un poste similaire serait un atout ;

Etre rigoureux, avoir un esprit d’équipe et la capacité de travailler sous pression.

• Crée et produit des résultats dans des partenariats complexes, en maintenant les parties prenantes clés à bord;

• Utilise les opportunités à travers WV pour en développer d'autres;

• Reste calme et positif sous pression et dans des situations difficiles;

• Sens de l ‘initiative;

• Bonne capacité à prévenir et résoudre les problèmes et les conflits potentiels;

• Évalue de manière critique l'efficacité du travail et recherche de meilleures méthodes de travail.

Expérience préférée:

Trois ans d’expérience dans la gestion des besoins en produits de sante