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Supply Chain Management Coordinator (One)- based in Kailali, West Field Office Cluster

PURPOSE OF POSITION:

To effectively handle Supply Chain activities in line with WV’s procedures to in order to timely implement WVIN’s programs/projects in the most effective and efficient manner and achieve targeted Child Well Being Outcomes.

KEY RESPONSIBILITIES:

Business Requirements

1. Understand the department's business requirements and apply in the day to day work.

Planning

1. Lead development and coordinate the Procurement Plans of Field Office including all PNGOs.

2. Advise and seek approval of internal customers of modifications from original requests.

3. Facilitates across all parties the timely resolution of issues that could impact meeting the needs of the requestor and communities.

4. Work with Logistics to ensure safe delivery and receipt of ordered materials

5. Resolve conflicts with deliveries and suppliers.

Strategic Sourcing

1. Identifying viable customer alternatives and facilitating access to the ‘best value for money’ for GWS.

2. Execute the Market Assessment and Supplier Pre-Qualification process as per the set guidelines based on the set guidelines.

3. Manage the RFQ/RFP Process including baselines & price survey methodologies as per the approved framework for required GWS.

4. Assist PNGOs to increase cost saving through healthy negotiation and ensure effective and efficient services and flexibility.

5. Preparation of Procurement Committee submission documents and meeting minutes to ensure their comprehensiveness to allow an informed decision making process.(Quotation registration from, sealed bids, sample verification report, etc.)

6. Develop Commodity Catalogue for relevant categories/sub-categories procured in field and by Partner NGOs.

Supplier Contract and Relationship Management

1. Accurately complete the master data management form (or contract/supplier register).

2. Monitor and complete contract close-out, renewal or retender, as appropriate for the assigned commodities.

3. Ensure that contractual conditions and performance indicators are understood by the suppliers.

4. Identify & resolve or escalate contract-related issues both internally and externally.

5. Analyze supplier performance based on customer feedback information & other sources and coordinate with supplier for improvement.

6. Maintain the supplier intimacy without compromising the ethics and value of WVIN.

7. Conduct supplier orientation in Field and support PNGOs for their orientation.

Procurement Planning and Execution

1. Receive incoming Purchase Requisitions (Pending Buyer Action), verify specifications are clear, conduct sourcing event if required items are not already on contract, update the PR with actual supplier record and release PR for approval.

2. Follow Procurement Polices and guidelines in Supplier Award decisions under the applicable threshold.

3. Manage PO Change requests, pricing revisions, order cancellation and invoice discrepancies by coordinating with Requesters, Budget Owners and Suppliers

4. Oversee the payments and controls expenses by receiving, processing, verifying, and all reconciling invoices;

5. Reconciles processed work by verifying entries and comparing system reports to balances;

6. Consolidates all required documentation for presentation to Finance for timely supplier payment for materials and services delivered.

Process, Procedure and Policy

1. Conduct all procurement related tasks as per the approved procurement policies, processes and guidelines.

2. Lead to formation of Procurement committee in Field Offices and each PNGO as per Procurement Guideline and PC ToR.

3. Prepare comparison sheets and share relevant information to PC for their review and prepare necessary documentation.

4. Advice management regarding any challenge / risks / impractical guidelines.

5. Collect customer feedback relating to the policies, processes and guidelines, and report to NO Management for improvements or change.

6. Review sourcing of PNGOs as per level of authority and recommend alignment with policies and adoption of best practices.

Control and Compliance

1. Conduct supplier pre-qualification for all new-suppliers and maintain records.

2. Maintain proper filing and record keeping as per the guidelines set by the management and/or as per audit standards.

3. Ensure the Block Party Screening (BPS) before process of procurement as per WV Procurement Policies.

4. Ensure WVIN compliance with the 7R

5. Participate in development of risk identification & assessment tools, registers and other tools and assessing SCM and contractual risks for procurements of goods, works or services.

6. Implementation of agreed audit recommendations in the procurement process as per the guidance given by the HoD.

7. Prepare half yearly/Yearly supplier’s performance evaluation and update the supplier database/consultant roster accordingly.

Reporting and Analysis

1. Data collection, primary report review and consolidation of Procurement Tracking Report of PNGOs and field and submission of the report on a monthly basis.

2. Create, summarize and compile weekly, monthly, quarterly report and analyze the data with key findings.

3. Analyze savings, PR vs. PO discrepancies, and fluctuations/variations in procurement KPIs.

Training and Capacity Building

1. Coordinate, participate in, and/or train staff from Supply Chain Staff and other WVI Departments on WVI Procurement Policies, Processes, and Systems.

EDUCATION, ABILITIES AND EXPERIENCE REQUIRED:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Procurement or similar degree, or equivalent professional qualification

• At least 2 years’ experience in Procurement or Supply Chain

• Demonstrated Supply Chain Management experience

• Strong knowledge of Procure-to-Pay processes.

• Effective communication and negotiation skills

• Knowledge of Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Power Point

• Demonstrated collaboration & team building skills

• Strong analytical skills

• Understanding and experience about Nepal Government’s strategies, policies, guidelines, plans about Procurement Management is preferred

• Ability to identify the Procurement Management issues at various levels at National Level is preferred

• Ready to take initiatives and willing to work under pressure and exhibit a high level of flexibility

• Hold a high level of integrity and honesty, self-motivated, confident, and able to work independently

• Committed to World Vision Ethos, Mission, Vision and Core values

WORK ENVIRONMNET:

Full adherence to World Vision Child Protection & Adult Safeguuarding, Code of Conduct and Conflict of Interest policies.

World Vision International Nepal is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourage candidates of diverse background, women and differently abled, to apply. Only short-listed candidates will be called for the subsequent selection procedure. WVIN reserves all rights to qualify/disqualify applications in any case.

Business Requirements

1. DevelopFunctionalStrategyaligningtoGSCMStrategyand ROpriorities,incoordinationwithotherDepartmental and Haiti & DR NOStrategy.

2. ReviewandfinalizeAnnualBusinessPlans

3. Proactively engage with suppliers, partners, local authorities,otherNGOs,clustersandstakeholdersto ensure good coordination and adequate information sharing,addresscommonconcerns/problemsandseek solutions.

Exigences opérationnelles1. Élaborer une stratégie fonctionnelle qui s’harmonise à la stratégie du GSCM et aux priorités du Bureau Régional, en coordination avec les autres départements et avec la stratégie d'Haïti et de la République Dominicaine.2. Examiner et finaliser les plans d’activités annuelles.3. S'engager de manière proactive avec les fournisseurs, les partenaires, les autorités locales, les autres ONG, les groupements et les parties prenantes afin d'assurer une bonne coordination et un partage d'informations adéquat, de traiter les préoccupations/problèmes communs et de rechercher des solutions.

Planning

1. RepresenttheSCMfunctiononNOStrategicPlanning& Annual Business Planningprocess

2. RepresenttheSCMFunctioninprojectdesignsandengage inGAMmeetings,Partner-Sub-GranteeMeetingsensuring SCMisengagedearlyenoughtoallowprofessionalinput during planning stage.

3. Prepare Procurement planning guidelines for both Haiti & DR align with Global Guidelines and Planning Calendar and socialize them with all Stakeholders.

4. Ensure Annual Procurement Plans are quarterly reviewed with Finance and Operation, and update the Sourcing Plans accordingly.

5. Review the procurement planning and prepare Consolidated Annual Procurement Plan to socialize with

NO Management & RSCM and develop the Sourcing Strategy.

Planification

1. Représenter la fonction SCM dans le processus de planification stratégique et de planification annuelle des activités du bureau national

2. Représenter la fonction SCM dans la conception des projets et engager dans les réunions GAM, réunions partenaires - sous-bénéficiaires Assurant SCM est engagé suffisamment tôt pour permettre une contribution professionnelle pendant la phase de planification

3. Préparer les directives de planification des achats alignées sur Global Lignes directrices et calendrier de planification et socialisez-les avec toutes les parties prenantes.

4. Examiner la planification des achats et preparer Plan d'approvisionnement annuel consolidépour socialiser avec Gestion du bureau national et RSCM et développement de l'approvisionnement Stratégie.

5. Veiller à ce que les plans annuels d'approvisionnement soient révisés trimestriellement avec Finance and Operation, et mettre àjour les plans d'approvisionnement en conséquence.

6. Examinerles documents de soumission du Comité d'approvisionnement pour s'assurer de leur exhaustivité afin de permettre un processus décisionnel éclairé.

7. S'assurer que le processus d'approvisionnement stratégique et les contrôles connexes sont inclus dans les outils d'évaluation des partenaires / sous-bénéficiaires pour évaluation.

Strategic Sourcing

1. DeterminetherequirementfortheCategory,Marketand Incumbent Supplier based on the Spend Analysis and Annual ProcurementPlans.

2. ExecutethereviewedandapprovedSourcingStrategy.

3. Develop the Market Assessment and Supplier Pre-Qualification process based on the global polices and process.

4. Develop the framework in managing the RFQ/RFP Process including baselines & price survey methodologies.

5. Lead negotiations for the High Spend Categories and develop the negotiation strategies and contracting processes for other categories.

6. Review Procurement Committee submission documents to ensure their comprehensiveness to allow an informed decision making process.

7. Ensure that Strategic Sourcing process and related controls are included in the Partner / Sub-Grantee Assessment Tools for assessment.

Sourcing stratégique

1. Déterminer les besoins pour la catégorie, le marché et le fournisseur titulaire en fonction de l'analyse des dépenses et des plans d'approvisionnement annuels.

2. Exécuter la stratégie d'approvisionnement examinée et approuvée.

3. Développer le processus d'évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs sur la base des politiques et processus mondiaux.

4. Développer le cadre de gestion du processus RFQ / RFP, y compris les bases de référence et les méthodologies d'enquête sur les prix.

5. Diriger les négociations pour les catégories de dépenses élevées et élaborer les stratégies de négociation et les processus de passation de marchés pour les autres catégories.

Supplier Contract and Relationship Management

1. Vet (through in-country legal) and finalize, Global Standard contracts for NO use.

2. Draft & review supplier contracts for those categories where the vetted global standard contract format is not applicable and reviews supplier recommended changes.

3. Ensure that Key Performance Indicators (KPIs) are embedded for all Strategically Sourced contracts and managed

4. Resolve contract-related issues and improve T&C in contracts and the contracting process.

5. Develop supplier onboarding process and supplier relationship management framework including the communication guidelines & Supplier continuous improvement plan

   Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

6. Vétérinaire (par le biais de la législation nationale) et finaliser les contrats Global Standard pour AUCUNE utilisation.

7. Rédiger et réviser les contrats des fournisseurs pour ces categories où le format de contrat standard mondial approuvén'est pas applicable et examine les modifications recommandées par le fournisseur.

8. Assurez-vous que les indicateurs de performance clés (KPI) sont intégré pour tous les contrats stratégiques et géré

9. Résoudre les problèmes liés aux contrats et améliorer les conditions générales des contrats et le processus de passation des marchés.

10. Développer le processus d'intégration des fournisseurs et le cadre de gestion des relations avec les fournisseurs, y compris les directives de communication et le plan d'amélioration continue des fournisseurs

Procurement Execution

1. Ensure all orphaned PRs waiting to be sourced are assigned totheappropriatestaffandareactionedinatimely manner.

2. Follow Procurement Polices and guidelines in Supplier Awarddecisionsundertheapplicablethresholdandensure periodic review mechanism is place of the Buyers' supplier award decisions.

3. . Ensure, that all gaps are identified relating to the procurement execution (Process, system usage, disputes and etc.) and update / resolve them on a timely manner.

Exécution de l'approvisionnement

1. Veiller à ce que tous les RP orphelins en attente de recherche soient affectés au personnel approprié et soient traités en temps opportun.

2. Suivez les politiques d'approvisionnement et les directives dans les décisions d'attribution des fournisseurs sous le seuil applicable et assurez-vous que le mécanisme d'examen périodique est le lieu des décisions d'attribution des fournisseurs des acheteurs.

3. S'assurer que toutes les lacunes sont identifiées concernant l'exécution de l'approvisionnement (processus, utilisation du système, litiges, etc.) et les mettre à jour / les résoudre en temps opportun.

Data Management, Analysis and Reporting

1. Develop, track, and evaluate procurement metrics including areas of spend analytics, procure-to-pay process, operational efficiencies, and supplier performance to drive procurement strategy development and implementation.

2. Design and communicate SCM KPI dashboard to management.

3. Conduct regular meeting with staff on KPIs to identify areas for improvement.

4. Monitor sourcing projects progress and produce sourcing status reports to management.

5. Ensure that Master Data management process is built on global guidelines, ensuring the acceptancy and completeness.

Gestion, analyse et rapports des données

1. Développer, suivre et évaluer les mesures d'approvisionnement, y compris les domaines de l'analyse des dépenses, le processus d'approvisionnement à payer, l'efficacité opérationnelle et la performance des fournisseurs pour piloter le développement et la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement.

2. Concevez et communiquez le tableau de bord SCM KPI àla direction.

3. Organiser des réunions régulières avec le personnel sur les indicateurs de performance clés pour identifier les domaines à améliorer.

4. Surveiller l'avancement des projets d'approvisionnement et produire des rapports d'étape sur l'approvisionnement àla direction.

5. Assurez-vous que le processus de gestion des données de base repose sur des directives mondiales, garantissant l'acceptation et l'exhaustivité.

Process, Procedure and Policy

1. Understand, interpret and analyze the global policies, processesandguidelinesforbetteradoptionatNOlevel andmanageExceptionApprovalprocess.

2. Drivethepolicy,processandguidelinesimplementation plan,definingroles&responsibilitiesandownersforeach step in the SCMprocess.

3. Ensureregularlyreviewsaredoneontheprocurement policies,processesandguidelines(Sourcetopay(S2P), logistical,warehousing)toensuretheireffectivenessand applicabilityandadviseRegionalandGlobalSCMTeamsfor possiblechangeand/forimprovement.

4. AdviseNationalOfficesontheacquisitionanduseof3PLs and4PLsandapplicationofINCOTERMS.

5. Ensure adherence of SCM Policies, procedures and documentation to ensure compliance with WVI & donor regulations of the implementing Partners/Sub-Grantee are beingevaluatedunderPartner/Sub-GranteeAssessment stageandcapturedthemundercapacitydevelopment plans.

Processus, procédure et politique

1. Comprendre, interpréter et analyser les politiques, processus et directives mondiaux pour une meilleure adoption au niveau NO et gérer le processus d'approbation des exceptions.

2. Piloter le plan de mise en œuvre de la politique, du processus et des directives, en définissant les rôles et responsabilités et les propriétaires pour chaque étape du processus SCM.

3. S'assurer que des examens réguliers sont effectués sur les politiques, processus et directives d'approvisionnement (Source to pay (S2P), logistique, entreposage) pour assurer leur efficacité et leur applicabilité et conseiller les équipes régionales et mondiales de GCA pour d'éventuels changements et / ou améliorations.

4. Conseiller les bureaux nationaux sur l'acquisition et l'utilisation des 3PL et 4PL et l'application des INCOTERMS.

5. Veiller au respect des politiques, procédures et documents SCM pour garantir la conformité avec les réglementations WVI et des bailleurs de fonds des partenaires / sous-concessionnaires chargés de la mise en œuvre qui sont en cours d'évaluation au stade de l'évaluation des partenaires / sous-bénéficiaires et les capturer dans les plans de développement des capacités.

Systems Development and Implementation

1. Maintainproceduresandputtingthemintooperation.

2. Planandexecutetestingandimplementationofmajor systems.

3. Ensurethatdatabasesmeetuserrequirements.

4. Liaisewithprogrammers,applications/operationalstaff,IT projectmanagersandothertechnicalstaff.

Développement et mise en œuvre de systèmes

1. Maintenir les procédures et les mettre en service.

2. Planifier et exécuter les tests et la mise en œuvre des principaux systèmes.

3. Assurez-vous que les bases de données répondent aux besoins des utilisateurs.

4. Assurer la liaison avec les programmeurs, les applications / le personnel opérationnel, les gestionnaires de projets informatiques et autres personnels techniques.

Control and Compliance

1. Assess criticality of the Risks identified related to SCM & Procurement and plot them in the Risk Pyramid.

2. Develop the risk mitigation plans and embed them to the processes, SoPs and guidelines for implementation and regularly evaluate control measures.

3. Monitor adherence to control measures and compliance with WV supply chain policies and guidelines.

4. Coordination with regulatory authorities for better understanding of the requirements and guide SCM Unit to comply and monitor the implementation.

5. Investigate reported cases breach of controls, frauds, non- compliance, misappropriation of WV funds and assets related to SCM and take corrective measure as per the established NO framework.

6. Conduct root cause analysis for external and internal audit

7. findings, prepare respond and the implementation plan and monitor.

8. Ensure SCM Policies, procedures and internal control system is strong enough to safeguard WV funds and authorities allocated to Partners and Sub-Grantees under the partnering arrangement. Any gaps should be captured at Partner / Sub-Grantee Assessment stage and build onto capacity development plans.

   Contrôle et conformité

9. Évaluer la criticitédes risques identifiés liés àla SCM et à l'approvisionnement et les représenter dans la pyramide des risques.

10. Développer les plans d'atténuation des risques et les intégrer aux processus, SoPs et directives de mise en œuvre et évaluer régulièrement les mesures de contrôle.

11. Surveiller le respect des mesures de contrôle et la conformité aux politiques et directives de la chaîne d'approvisionnement de VM.

12. Coordination avec lesautorités réglementaires pour une meilleure compréhension des exigences et guider l'unité SCM pour se conformer et suivre la mise en œuvre.

13. Enquêter sur les cas signalés de violation des contrôles, de fraudes, de non-conformité, de détournement de fonds de VM et d'actifs liés à S.C.M et prendre des mesures correctives conformément au cadre NO établi.

14. Mener une analyse des causes profondes de l'audit externe et interne conclusions, préparer la réponse et le plan de mise en œuvre et suivre.

15. Veiller àce que les politiques, procédures et système de contrôle interne de SCM soient suffisamment solides pour protéger les fonds et autorisations de VM attribués aux partenaires et sous-bénéficiaires dans le cadre de l'accord de partenariat. Toutes les lacunes doivent être saisies au stade de l'évaluation des partenaires / sous-bénéficiaires et s'appuyer sur les plans de développement des capacités.

Leadership and Coaching

1. ProvideleadershiptoSupplyChainUnit toensure OurPromisestrategyisembeddedintheUnit’s annualobjectiveanddaytodaywork.

2. Manage the performance of direct reports through performancereviews,frequentconversationsandother method as appropriate. Be courageous in providing coaching or feedback for continuous performance improvement.

3. EnsurethatallSupplyChainstaffmembersunderstand ProcurementPolicies,Processes,andSystems.

4. Planandcoordinatedepartmentalmeetingstoreview statusoftasksandupdateSeniorManagementTeamon theprogressofthedepartments’functions.

5. Leadmonthlyappropriatereviewmeetingtoaddressopen procurementissues/performanceandprovidesolution.

Leadership et coaching

1. Assurer le leadership du service de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer que notre stratégie Promesse est intégrée àl’objectif annuel et au travail quotidien du service.

2. Gérez les performances des subordonnés directs par le biais d'examens des performances, de conversations fréquentes et d'autres méthodes, le cas échéant. Soyez courageux en fournissant du coaching ou de la rétroaction pour l'amélioration continue des performances.

3. Assurez-vous que tous les membres du personnel de la chaîne d'approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d'approvisionnement.

4. Planifier et coordonner les réunions ministérielles pour examiner l’état des tâches et informer l’équipe de direction de l’avancement des fonctions des départements.

5. Diriger une réunion d'examen mensuelle appropriée pour aborder les problèmes / performances en matière d'approvisionnement en suspens et fournir une solution.

Training and Capacity Building

1. Coordinate,participatein,and/ortrainstafffromSupply ChainandotherWVIDepartmentsonWVIProcurement Policies, Processes, andSystems.

2. DevelopPartners'/Sub-Grantees'capacityassessmentand capacitybuildingframework/guidelinesaredeveloped, leveragingthemostrecentregulatorybestpractices.

3. TraintheSCMTeamandotherinternalstakeholderin using the framework for capacity assessment and developingcapacitybuildingplansforPartners/Sub- Grantees.

4. Ensure the capacity building plans are implemented, monitoredandtakecorrectivemeasuresforidentifiedgaps/ deviations.

Formation et renforcement des capacités

1. Coordonner, participer et / ou former le personnel de la chaîne d'approvisionnement et d'autres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes d'approvisionnement de WVI.

2. Élaborer un cadre / lignes directrices pour l'évaluation des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires et le renforcement des capacités, en s'appuyant sur les meilleures pratiques réglementaires les plus récentes.

3. Former l'équipe SCM et les autres parties prenantes internes à l'utilisation du cadre d'évaluation des capacités et à l'élaboration de plans de renforcement des capacités pour les partenaires / sous-bénéficiaires.

4. S'assurer que les plans de renforcement des capacités sont mis en œuvre, suivis et prendre des mesures correctives pour les lacunes identifies / écarts.

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

1. University Degree in Supply Chain Management, Procurement, Engineering, or Business Administration, or equivalent professional qualification (advanced CIPS).

2. A minimum of five (5) years of progressively responsible experience in procurement, contracts management, contracts administration and/or logistics, of which three (3) years of experience directly related to first-hand procurement and/or contracting is required.

3. At least 5 years of experience in managing staff

4. High fluency in written and spoken English, Spanish and French

   CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

5. Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d'approvisionnement, approvisionnement, ingénierie ou affaires Administration, ou qualification professionnelle équivalente (CIPS avancé)

6. Un minimum de cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des achats, gestion des contrats, administration des contrats et / ou logistique, dont trois (3) années d'expérience directement liées à l'approvisionnement de première main et / ou à la passation de marchés sont requises.

7. Au moins 5 ans d'expérience dans la gestion du personnel

Work Environment

Complete Travel and/or Work Environment statements if applicable.

• Thepositionrequiresabilityandwillingnesstotraveldomesticallyandinternationallyupto

30% of the time.

Remplissez les déclarations relatives àl'environnement de voyage et / ou de travail, le cas échéant.

Le poste requiert la capacité et la volonté de voyager au pays et à l'étranger jusqu'à

30% du temps.

N.B.- The position is based in Port-au-Prince

La position est basée à Port-au-Prince