Sourcing Specialist - National Office

World Vision is a Christian relief, development and advocacy organisation working with children, families and communities to overcome poverty and injustice. World Vision is dedicated to working with the worlds most vulnerable people regardless of their religion, caste, gender or ethnicity. World Vision has been in Sri Lanka since 1977 and currently works through 34 development and relief programmes in 16 Districts across the country.

At World Vision we are passionate about children and committed to bringing fullness of life to the most vulnerable and disadvantaged. Every day for forty years, that is what our team at World Vision has been doing.

We are currently looking for dynamic & creative individuals to join us in our journey of caring.

Sourcing Specialist (Procurement)

Location – Colombo

Job Profile

To effectively manage the Supply Chain function in line with World Vision’s procedures in order to support timely implementation of World Vision Programmes/Projects that will have the greatest impact on process improvement, simplification, standardization and cost containment thus ensuring the achievement of the Child Well Being Outcomes.

Major Responsibilities

  • Participate in developing Functional Strategy through understanding and capturing stakeholders’ needs

  • Establish and communicate priorities based on customer needs. Contribute to cross-functional planning activities

  • Ensure sourcing steps are properly followed for all assigned categories, at all levels of operations including partners

  • Manage contracts and supplier relationships resolving any contract related disputes

  • Manage Day to Day procurement operations are managed smoothly, in compliance to policies and procedures

  • Analyse industry trends and market competitions to develop business improvement initiatives

  • Adherence to Process, Procedure and Policy in fulfilling procurement needs

  • Ensure procurement related risks are identified, recorded and mitigation measures are taken

  • Ensure direct reports and partners are clear on World Vision policies, processes and other procurement related guidelines

Required qualifications, experience & competencies

  • At least 5 years’ experience in sourcing and contract management

  • Familiar with modern purchasing methods & procedures, category profiling, supply market assessments, supplier relationship management, price analysis (bundling and unbundling), etc.

  • Strong contract negotiation skills and experience working with legal for complex contracting processes

  • Knowledge on Procurement guidelines for Grants and current and latest trends on same

  • Bachelor’s Degree in Supply Chain Management, Business Administration, Operations Management, Finance or any related field OR Higher National Diploma in Supply Chain Management (study course exceeding 12 Months or more) with 10 years Sourcing and Contract Management

  • Communication skills in English, Sinhala and knowledge of Tamil will be an added advantage

  • The position requires ability and willingness to travel domestically up to 25% of the time

World Vision Lanka offers a competitive remuneration package based on individual competence and skills. If you meet the required criteria and wish to apply for this or any of the available vacancies, select the position you wish to apply for & submit your on-line applicationwith your CV and details of three non-related referees on or before the given closing date.

Only short listed candidates will be notified.

Gerente Binacional de Cadena de Abastecimiento y Admon.

Gerente Binacional de Cadena de Abastecimiento y Administración

Oficinas Nacionales de WV El Salvador y WV Nicaragua

PROPÓSITO DEL PUESTO

Gestionar eficazmente la función de la Cadena de Abastecimiento y Administración en WV El Salvador y WV Nicaragua en línea con los procedimientos, políticas locales y globales, para apoyar la implementación oportuna en dichas Oficinas Nacionales, Programas y Proyectos, promoviendo la mejora de procesos, la simplificación, la estandarización y la contención de costos, asegurando así el logro de los resultados de Bienestar de la Niñez. La Gerencia Binacional de la Cadena de Abastecimiento y Administración liderará las áreas de Donacionaes en Especie, Administracion y la Cadena de Abastecimiento en ambas oficinas.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

Desarrollar, dirigir y asegurar la ejecución de la estrategia de abastecimiento y compras a nivel binacional, incluyendo las prioridades regionales y globales, por medio de mecanismos de planificación que favorezcan la obtención del plan anual de compras para mejores negociaciones locales aprovechando la economía de escala y favoreciendo la ejecución en tiempo y forma.

80% de compras ligadas a contratos con proveedores estratégicos a quienes evaluamos por su desempeño.

7% de ahorro anual en compras

Catálogo de ítems actualizado.

Plan anual de compras y su ejecución

Condiciones favorables para la organización y para el personal en relación a la comunicación a través de la telefonía móvil

Brindar los lineamientos y representar al Departamento en el proceso de planificación anual.

Dirigir la Medición y Gestión del Desempeño

2 reportes anuales (como minimo) de cumplimiento de las distintas áreas del Departamento de la Cadena de Abastecimiento y Administración.

Planes de acción en respuesta a los procesos de auditoría.

Reducción de Costos en las Oficinas Nacionales, Programas y Proyectos

Monitoreo y Administracion de KPIs del área

Dirigir y asegurar el control de los procesos administrativos y de Donaciones en Especie garanticen servicios logísticos de calidad y oportunos.

Implementación de sistemas y procesos favorables para la operación, en los que se promueva la innovación, sin perjuicio de los controles para beneficio de la organización.

Dirigir y gestionar en forma efectiva los mecanismos de control de activos.

Mejores condiciones de seguridad para el personal, los bienes de la organización y buen uso de los recursos para un mayor impacto en la vida de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes para quienes nos debemos.

Otras responsabilidades designadas por su jefe inmediato de acuerdo a su rol y capacidad.

Participar en actividades de enriquecimiento, desarrollo espiritual y profesional del personal (Asegurar la participación activa del personal en los devocionales, facilitar el crecimiento espiritual del equipo bajo su supervisión y promover espacios de desarrollo para el personal según las necesidades, incluyendo los respectivos planes de sucesión de personal clave)

Participar en acciones de emergencia que la Organización le designe

Leer, entender y aplicar las políticas institucionales con énfasis en las políticas relacionadas a la protección de la niñez.

Educación

Licenciatura Universitaria o Post Grado en las áreas de Ciencias Económicas, Logística, Ingeniería Industrial o Administración de la Cadena de Suministros

Conocimiento y Aptitudes

Orientación al servicio

Habilidades para toma de decisiones

Habilidades de comunicación

Técnicas de negociación

Resolución de conflictos

Manejo de tiempo

Auto dirección

Administración de presupuestos

Análisis de datos

Orientación a resultados

Mejora de procesos

Trabajo en equipo

Habilidad de representar el área interna y externamente

Procesos de Compras

Conocimiento sobre la estrategia de compras y abastecimiento

Experiencia en procesos de P2P

Redacción de Acuerdos y Administración de Proveedores / Contratos

Conocimiento de Visión MundiaI Internacional:

Políticas y Procedimientos

Conocimiento básico de Finanzas

Conocimiento de Sistemas

Conocimiento del Producto

Cumplimiento Global del Comercio

Conocimiento del entorno nacional

Experiencia

El alcance de esta posición requiere que el titular sea un gerente con experiencia con al menos 7 años de expertiz en la gestión de la cadena de abastecimiento, incluyendo al menos 5 años en un cargo de liderazgo o gestión administrativa

Un sólido conjunto de habilidades de construcción de relaciones, tanto con los proveedores como con los clientes internos

Experiencia con herramientas de adquisición

Fuerte experiencia liderando programas estratégicos de abastecimiento

Experiencia con procesos específicos relevantes para Operaciones de WV y ONGs internacionales

Licencia o certificación Requerida

Licencia de conducir vehículos livianos (Experiencia en manejo de vehículos 4x4)

Bilingüe, Español e Inglés

Uso avanzado de Office

Procurement Officer (Tongogara Refugee Camp)

BACKGROUND INFORMATION

World Vision is a global Christian relief, development and advocacy organization dedicated to working with children, families and communities to overcome poverty and injustice. We are a community of close to 40,000 staff working across the world to help change the lives of vulnerable children. Our supporters, partners and staff join forces with communities on the ground to help children enjoy good health, be educated for life, experience the love of God and their neighbours and be cared for, protected and participating in addressing issues that affect their lives. World Vision has been active in Zimbabwe since 1973. Our operations are spread across 9 out of 10 provinces, with a majority of over 1.75 million beneficiaries in rural areas. Our current programs focus on improving the well-being of boys and girls in three priority sectors: health and nutrition, livelihoods and education. We also focus on child protection, gender and disabilities, emergency assistance and resilience building as cross cutting priorities across our programs.

World Vision Zimbabwe is committed to the safeguarding of staff, children and communities that we work with, preventing any type of unwanted behavior at work, including sexual harassment, exploitation and abuse, lack of integrity and financial misconduct. We are committed to promote the welfare of children, youth, adults and individuals with whom World Vision engages with. World Vision expects all staff to share this commitment through our conduct and behavior. We place a high priority on ensuring that only those who share and demonstrate our values are recruited to work with us. If you share the same vision and values, JOIN US and contribute to life in all its fullness for the children and communities we serve.

About the Project

The Tongogara Refugee Camp Action for Covid-19 Emergency Response and Preparedness (TRACE) program will reach a total of 77,000 people in Chipinge District over 6 months with a focus on People of Concern at Tongogara Refugee Camp and its host communities. A multi-sectoral and integrated approach to Covid-19, TRACE will support upgrades to existing water systems, water points, and hand washing stations as a core component of Infection Prevention Control. The program will address key gaps in health-service provision, equipping both Isolation Centre and District Hospital with key treatment equipment and PPE. A gender-sensitive and child-protective environment will be fostered by the project, reinforced by Social Behavior Change Communications strategies to enhance protection of women and girls. The program provides a safety net for the most vulnerable through livelihoods support designed to further crop and small livestock production in the refugee Camp.

Please be advised that the position is contingent upon contract award and client approval.

Position Title: Procurement Officer

Location: Chipinge (Tongogara Refugee Camp)

Duration: 6 months

Purpose of the position

To expedite purchase orders and to ensure fast delivery of orders placed for the project implementation. To also support and give guidance to the tender committee.

Major Accountabilities /Responsibilities

Procurement

  • Assist in the Implementation of procurement procedures in line with WV policies and guidelines

  • Negotiate for price and quality of goods/service.

  • Plan and organize procurements per requisitions submitted.

  • Source quotations from local, Regional and International Suppliers.

  • Prepare analysis based on quotations received, make recommendations.

  • Raise documentation required for orders to be placed.

  • Process all Procurement payments to Suppliers

  • Cost Allocation for all bulk orders and facilitate payments of clearing charges.

Procurement Tender Committee

  • Preparation of tenders for press advertisement

  • Convene tender meetings

  • Take minutes and facilitate purchase

Suppliers Database

  • Update and maintain a Supplier database.

  • Maintain a good buyer supplier relationship.

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

  • Degree in Procurement, Purchasing and Supply or an equivalent.

  • At least 3 years’ experience in procurement management

  • Ability to work with least supervision.

  • Ability to deal with local stakeholders.

  • A good level of computer literacy (very good excel background)

  • Accurate, methodical, tidy work habits.

  • Ability to work as a team member. Self-motivated with a desire to get things right.

NB: Shortlisting will be done as applications are received. Only shortlisted candidates will be contacted.

Qualified female candidates are encouraged to apply.

WVV MDM and Administration Assistant

WORK CONTEXT / BACKGROUND:

World Vision is a Christian relief and development organization working to create lasting change in the lives of children, families and communities living in poverty. World Vision serves all people regardless of religion, race, ethnicity or gender. As a child-focused organization, WV’s work focuses on children, ensuring they are protected and their basic needs are met. WVV has been funded from 14 support countries in Europe, Asia, the Americas and Australia. Funding of WVV consists of sponsorship program funding (70%) and PNS/grants (30%). WVV employs about 430 staff, of which 99% are Vietnamese nationals.

Currently, World Vision Vietnam is operating in 5 zones: North 1 (Hoa Binh and Dien Bien), North 2 (Yen Bai – Tuyen Quang), North 3 (Thanh Hoa, Hai Phong), Centre (Quang Tri, Quang Nam – Danang) and South (Quang Ngai, Binh Thuan, Ho Chi Minh, DakNong). WVV’s AP usually focuses within one administrative district of a province which populated by ethnic minority people with high rates of poverty. A uniqueness of WVV’s Development Program Approach (DPA) is that AP team members are based at district level where the AP is located, which enables them to work closely with government partners and communities on a daily basis. Beside the APs, WVV is also implementing different Special and Grant Projects to meet the specific needs of vulnerable children in both AP and non-AP areas.

PURPOSE OF POSITION:

1. To support World Vision Vietnam in administrative service, maintaining effective reception and filing system.

2. To provide assistance to the Government Relations & Administrative Officer and MDM support to all Procurement Officers in admin and procurement tasks.

KEY RESPONSIBILITIES:

I. Master Data Management

  • Register, update or deactivate user accounts, suppliers, contracts, items and partners on Provision system

  • Do Blocked Party Screening for all suppliers and partners in the designated system

  • Promptly update the pre-qualified suppliers database

  • Assist remote buyers (in Central and South area) in completing procurement contracts submission process and properly keep the procurement records as instructed.

  • Carry out any other master data management tasks assigned by supervisor.

II. Administration

  • Purchase general office assets as per the Procurement guide

  • Support APs in office renting and motorbike registration

  • Support receptionist in monthly payment relating to EMS, transportation, office renting, air tickets, hotel, and office supplies etc. to Finance Dept. on time and ensure proper cost charges to departments/Aps

  • Follow and tracking the payment status for suppliers under Admin

  • Follow, tracking to extend/ sign contract under Admin such as courier, air ticket, hotel and etc

  • Logistic support and preparation for trainings/workshops/events in Hanoi office including booking hotel/meeting venues, tea break, lunch; and ensure proper charges to APs/projects/departments.

  • Support expatriates in renting appropriate housing

  • Carry out any other administrative tasks assigned by supervisor

Knowledge, Skills, Abilities:

(The following knowledge, skills, and abilities may be acquired through a combination of formal schooling, self-education, prior experience, or on-the-job training.)

Education

College or University graduate

Knowledge & Skills

- Good communication skills

- Good analytical skills

- Good interpersonal skills

- Knowledge of computer (Microsoft Word and Excel), and office machine such as fax, telephone, photocopier and others as an advantage

- Ability to oversee day to day operation

- Strong organization skill with a problem- solving attitude

- Attention to detail

- Knowledge of basic accounting

Experience

- Prefer to have 01 year relevant experience and be passion in office administration to help others and contribute to the success of the Department/ Organization.

- Fresh graduate with fast learning ability, strong potential and clear career path is also welcomed.

World Vision Vietnam is a Christian non-government organization. Applicants having working experience in a similar kind of organization will be an advantage.

We give equal opportunity to every candidate, regardless of religion, race and gender.

A competitive salary, benefits and career development opportunity will be offered and commensurate with the experience, qualifications and responsibilities.

Supply Chain Officer - PAP & Plateau Central

Titre du poste :

Supply ChainOfficer / 2 positions (1 pr P-AU-P & 1 pr Plateau Central)

JOB PURPOSE

Gérer efficacement la fonction Chaîne d'approvisionnement conformément aux procédures de World Vision afin de soutenir la mise en œuvre en temps opportun des programmes/projets de World Vision qui auront le plus grand impact sur l'amélioration des processus, la simplification, la normalisation et la limitation des coûts, garantissant ainsi la réalisation des résultats en matière de bien-être de l'enfant.

Activités Principales

Exigences commerciales

1. Comprendre les exigences opérationnelles du département et

appliquer dans le travail quotidien

Planification

1. Conseiller et faire approuver par les clients internes les

modifications par rapport aux demandes initiales.

2. Faciliter, pour toutes les parties, la résolution en temps opportun des problèmes

qui pourraient avoir un impact sur la satisfaction des besoins du demandeur et des

communautés.

3. Identifier des sources d'approvisionnement alternatives pour les matériaux / services nonsous contrat

4. Travailler avec la Logistique pour assurer la livraison et la réception en toute sécurité desmatériaux commandés

5. Résoudre les conflits avec les livraisons et les fournisseurs

Approvisionnement stratégique

1. Exécuter l'évaluation du marché et le processus de préqualification des fournisseurs selon les directives établies pour les catégories assignees pour les catégories assignées.

2. Gérer le processus RFQ/RFP, y compris les méthodologies d'enquête sur les

méthodologies d'enquête sur les prix selon le cadre approuvépour les

catégories assignées.

3. Diriger les négociations pour les catégories assignées.

4. Superviser les événements de Sourcing Filed Offices et l'Assistance

travail relatif au sourcing.

5. Préparation des documents de soumission du Comité des marchés publics d'achat afin de s'assurer de leur exhaustivité pour permettre un processus décisionnel éclairé.

6. Faciliter les réunions du comité des achats et s'assurer que la documentation appropriée est maintenue.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

1. Remplir avec précision le formulaire de gestion des données de base (ou

registre des contrats/fournisseurs)

2. Suivre et compléter la clôture du contrat, le renouvellement ou

de renouvellement ou d'adjudication, selon le cas, pour les produits attribués.

3. S'assurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de

indicateurs de performance sont compris par les fournisseurs.

4. Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés au contrat àla fois

internes et externes.

5. Analyser la performance des fournisseurs sur la base des commentaires des clients du client et d'autres sources et coordonner avec le fournisseur pour

l'amélioration

Exécution des marchés publics

1. Recevoir les demandes d'achat entrantes (en attente de l'action de l'acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, mener un événement de sourcing si nécessaire. l'acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, mener une activité de si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettre àjour la PR avec le

avec le dossier du fournisseur actuel, et publier la demande d'achat pour approbation.

2. Suivre les politiques et les directives d'approvisionnement dans les décisions d'attribution de fournisseurs en dessous du seuil applicable. décisions d'attribution des fournisseurs en dessous du seuil applicable.

3. Gérer les demandes de changement de commande en coordination avec les demandeurs, les responsables de budget et les fournisseurs.

4. Consolider toute la documentation requise pour la présenter aux finances pour le paiement en temps voulu des fournisseurs pour les matériaux et les services

livrés.

Gestion des données, analyse et rapports

1. Collecter et analyser les données à l'échelle de l'organisation pour soutenir la prise de décision

2. Fournir un soutien dans la conception des mesures commerciales pour surveiller la performance de la GCL et alerter la direction lorsque le déclencheurde performance est violé.

3. Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d'approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs.

4. Préparer un rapport récapitulatif des réponses aux appels d'offres des fournisseurs pour les réunions de décision d'attribution du Comitédes achats.

5. Suivre et analyser les performances en matière d'achats et les économies réalisées par rapport aux objectifs fixés.

Processus, procédure et politique

1. Effectuer toutes les tâches liées à la passation de marchés conformément aux

politiques, processus et directives approuvés en matière d'achats.

2. Conseiller la direction au sujet de tout défi, risque ou les directives non pratiques. Adhésion au processus, procédure et politique pour répondre aux besoins d'approvisionnement

3. Recueillir les commentaires des clients concernant les politiques, les processus

et les lignes directrices, et faire rapport àla direction de NO pour

améliorations ou des changements,

4. Examiner avec les partenaires / sous-bénéficiaires, leurs politiques,

procédures, etc. afin d'identifier les lacunes, de les documenter dans les rapports d'évaluation et de les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

afin d'identifier les lacunes, de les documenter dans les rapports d'évaluation et de les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

Développement et mise en œuvre des systèmes

1.collecter et rassembler des données utiles qui peuvent être utilisées pour améliorer les systèmes généraux établis et communiquer ces informations au superviseur immédiat

Contrôle et conformité

1. Effectuer une pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et conserver les dossiers.

2. Participer à l'élaboration d'outils d'identification et d'évaluation des risques

d'identification et d'évaluation des risques, de registres et d'autres outils et à l'évaluation des risques SCM et contractuels pour les achats de biens, travaux ou services. risques contractuels pour les achats de biens, de travaux ou de services.

3. Maintenir un classement et une tenue de dossiers appropriés, conformément aux directives établies par la direction. conformément aux directives établies par la direction.

4. Coordonner avec les demandeurs pour clôturer les commandes en cours en temps de manière opportune.

5. Mise en œuvre des recommandations d'audit convenues dans le processus de passation de marchés, conformémentaux orientations données par le chef de service.

6. Participer au processus d'examen des partenaires / sous-bénéficiaires, système de contrôle interne dans le processus de passation de marchés afin d'identifier

d'identifier les lacunes, de les documenter dans les rapports d'évaluation

d'évaluation et les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

7. Suivre périodiquement les progrès de la mise en œuvre des

recommandations et informer la direction de toutes les parties

Vérification des fournisseurs par rapport aux parties bloquées.

Vérifier tous les fournisseurs avant de les engager pour s'assurer qu'ils ne sont pas bloqués et revoir immédiatement toutes les correspondances avec les parties bloquées.

Clôture de tous les bons de commande en cours.

Clôture de tous les bons de commande ouverts dès qu'il y a des preuves qu'il n'y a plus d'activités en cours liées à ceux-ci et lorsque les marchandises reçues et livrées dans le cadre de ces bons de commande ont été payées.

Présentation des factures et des pièces justificatives àdes fins de paiement.

Soumettre à temps aux Finances tous les documents requis par les fournisseurs àdes fins de paiement.

Connaissances, compétences et capacités

Au moins 2 ans d'expérience dans le domaine des achats ou de la chaîne d'approvisionnement.

Au moins 2 ans d'expérience dans la gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

Education

Diplôme universitaire en administration des affaires, en approvisionnement ou un diplôme similaire et une expérience équivalente (CIPS intermédiaire)

Expériences:

Au moins 2 ans d'expérience dans le domaine des achats ou de la chaîne d'approvisionnement.

Au moins 2 ans d'expérience dans la gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

Diplôme universitaire en administration des affaires, en approvisionnement ou un diplôme similaire et une expérience équivalente (CIPS intermédiaire)

Environnement de travail

20% de déplacements vers les lieux où se déroulent les projets.

Customs Assistant - Global Fund

Titre du poste :

CUSTOMS ASSISTANT - Global Fund HIV/AIDS and TB Program (1 position pour Port-au-Prince)

Objectif du poste

World Vision est à la recherche du mécanisme pour le programme VIH / SIDA et TB prévu du Fonds Mondial à mettre en œuvre pendant la période de mise en œuvre 2021-2023 en Haïti. En tant que membre de l'Unité de gestion des récipiendaires principaux du Fonds Mondial (GF PRMU), et sous la direction du responsable de la logistique - Flotte, l'assistant des douanes est chargé de s'assurer que toutes les importations sont dédouanées, reçues et transférées vers l'entrepôt de destination et de s'assurer que toutes les exportations sont également traitées par les douanes de manière efficace et à temps, ainsi que l'obtention des approbations du gouvernement pour toutes les importations et les exportations sont traitées dans les lais impartis.

Activités Principales

  • Engager le gouvernement pour l'approbation des importations pour le fournisseur pharmaceutique et médical du Programme du Fonds mondial.

  • Développer, analyser et suivre toutes les expéditions d'importations du fournisseur vers les ports et destinations (entrepôts).

  • S'assurer que tous les documents des fournisseurs pour le dédouanement des importations sont reçus à temps et là où des défis engagent l'expéditeur et le fournisseur.

  • Engager l'agent de dédouanement et toutes les parties prenantes concernées et préparer toute la documentation pour le dédouanement de toutes les importations ou exportations pour le programme du Fonds Mondial afin d'éviter les surtaxes et les retards pour le programme.

  • Engager les transporteurs et sassurer que toutes les importations sont transportées à la bonne destination dans les délais.

Connaissances, compétences et capacités

Education

  • Etre tenteur dun, certificat en dédouanement ou gestion des expéditions ou discipline connexe.

  • Avoir la capacité à écrire et à parler couramment le français, langlais serait un atout.

  • Etre apte à suivre les expéditions et d'alerter les parties prenantes.

  • Avoir la capacité de traiter des documents pour une demande d'importation au gouvernement.

  • Avoir la capacité à traiter les documents pour le dédouanement.

Expériences

  • Au moins 5 ans d'expérience en dédouanement ou en gestion d'expédition ou dans une discipline connexe.

  • Avoir au moins 3 ans d'expérience en logistique.

Environnement de travail

  • Le poste exige la capacité et la volonté deffectuer des voyages domestiques 70% du temps vers les Ports.

WVV Procurement Officer

WORK CONTEXT / BACKGROUND:

World Vision is a Christian relief and development organization working to create lasting change in the lives of children, families and communities living in poverty. World Vision serves all people regardless of religion, race, ethnicity or gender. As a child-focused organization, WV’s work focuses on children, ensuring they are protected and their basic needs are met. WVV has been funded from 12 support countries in Europe, Asia, the Americas and Australia. Funding of WVV consists of sponsorship program funding (70%) and PNS/grants (30%). WVV employs about 430 staff, of which 99% are Vietnamese nationals.

Currently, World Vision Vietnam is operating in 5 zones: North 1 (Hoa Binh and Dien Bien), North 2 (Yen Bai – Tuyen Quang), North 3 (Thanh Hoa, Hai Phong), Centre (Quang Tri, Quang Nam – Danang) and South (Quang Ngai, Binh Thuan, Ho Chi Minh, DakNong). WVV’s AP usually focuses within one administrative district of a province which populated by ethnic minority people with high rates of poverty. A uniqueness of WVV’s Development Program Approach (DPA) is that AP team members are based at district level where the AP is located, which enables them to work closely with government partners and communities on a daily basis. Beside the APs, WVV is also implementing different Special and Grant Projects to meet the specific needs of vulnerable children in both AP and non-AP areas

Starting from FY14 WVV is mandated to implement the Strategic Sourcing Project, which is led by the Administration and Procurement Unit. The Unit facilitates the procurement of ministry materials as required by the ADPs/projects as well as the representative office in Hanoi.

PURPOSE OF POSITION:

The position coordinates and monitors the implementation of Supply Chain Management (SCM) key focus areas and Regional/Global initiatives in Strategic Sourcing and Supplier Management; analyzing and interpreting trends and observations for management action; and engagement with relevant National Office staff and other stakeholders.

The responsibility also includes managing the procurement process: developing and executing contractual agreements with suppliers through positive relations with supplier network, effective negotiations and management of contracts.

ROLE DIMENSION/DESCRIPTION:

1. Planning

  • Advise and seek approval of internal customers of modifications from original requests.

  • Facilitates across all parties the timely resolution of issues that could impact meeting the needs of the requestor and communities.

  • Identify alternative supply sources for materials / services not under contract

  • Work with Logistics to ensure safe delivery and receipt of ordered materials

  • Resolve conflicts with deliveries and suppliers.

2. Strategic Sourcing

  • Execute the Market Assessment and Supplier Pre-Qualification process as per the set guidelines based on the set guidelines for the assigned categories.

  • Manage the RFQ/RFP Process including baselines & price survey methodologies as per the approved framework for the assigned categories.

  • Lead negotiations for the assigned Categories.

  • Supervise the Sourcing events Filed Offices and Assistance work relating to sourcing.

  • Preparation of Procurement Committee submission documents to ensure their comprehensiveness to allow an informed decision making process.

  • Facilitate Purchasing Committee meetings and ensure that proper documentation is maintained.

3. Supplier Contract and Relationship Management

  • Accurately complete the master data management form (or contract/supplier register).

  • Monitor and complete contract close-out, renewal or retender, as appropriate for the assigned commodities.

  • Ensure that contractual conditions and performance indicators are understood by the suppliers.

  • Identify & resolve or escalate contract-related issues both internally and externally.

  • Analyze supplier performance based on customer feedback information & other sources and coordinate with supplier for improvement.

4. Procurement Execution

  • Receive incoming Purchase Requisitions (Pending Buyer Action), verify specifications are clear, conduct sourcing event if required items are not already on contract, update the PR with actual supplier record and release PR for approval.

  • Follow Procurement Polices and guidelines in Supplier Award decisions under the applicable threshold.

  • Manage PO Change requests coordinating with Requesters, Budget Owners and Suppliers.

  • Consolidates all required documentation for presentation to Finance for timely supplier payment for materials and services delivered.

5. Data Management, Analysis and Reporting

  • Collect and analyze organization-wide data to support decision-making.

  • Provide support in the design of the business metrics to monitor SCM performance and alerting management when the performance trigger is violated.

  • Conduct spend analysis to support strategic sourcing activities, and Supplier Relationship Management.

  • Prepare summary report of supplier bid responses for Procurement Committee award decision meetings.

  • Track and analyze procurement performance and savings against established target levels.

6. Process, Procedure and Policy

  • Conduct all procurement related tasks as per the approved procurement policies, processes and guidelines.

  • Advice management regarding any challenge / risks / impractical guidelines.

  • Collect customer feedback relating to the policies, processes and guidelines, and report to NO Management for improvements or change.

  • Review with Partners / Sub-Grantees, their SCM Policies, procedures and etc. to identify any gaps, document them under assessment reports, and capture under capacity building plans.

7. Systems Development and Implementation

  • Collect and collate useful data which can be used to improve the general systems established and communicate this information to immediate Supervisor.

8. Control and Compliance

  • Conduct supplier pre-qualification for all new-suppliers and maintain records.

  • Participate in development of risk identification & assessment tools, registers and other tools and assessing SCM and contractual risks for procurements of goods, works or services.

  • Maintain proper filing and record keeping as per the guidelines set by the management.

  • Coordinate with Requesters to close out open POs in a timely manner.

  • Implementation of agreed audit recommendations in the procurement process as per the guidance given by the HoD.

  • Participate in process to Review Partners / Sub-Grantees, internal control system in the procurement process to identify any gaps, document them under assessment reports, and capture under capacity building plans.

  • Periodically monitor the progress on implementation of recommendations and update the management of all parties.

9. Training and Capacity Building

  • Coordinate, participate in, and/or train staff from Supply Chain Staff and other WVI Departments on WVI Procurement Policies, Processes, and Systems.

  • Conduct Partners' / Sub-Grantees' capacity assessment and capacity building plans as per set framework / guidelines.

  • Train the Partners / Sub-Grantees based on the approved capacity building plan, monitor progress. Coordinate with internal stakeholders in monitoring the progress and submit progress reports to the management.

Knowledge, Skills, Abilities:

1. Education

  • University degree in Supply Chain Management, Procurement, Engineering or Business Administration or equivalent professional qualification (advanced CIPS).

2. Knowledge & Skills

  • Organizing, planning, analysing and problem solving skills.

  • Very good computer skills for analyse data, information consolidation and track measures (excel).

  • Ability to conduct market research to obtain competitive proposals from suppliers.

  • Ability to conduct PR to PO / Contract process

  • Ability to demonstrate compliance to policies, industry regulations and local laws

  • Understanding of non-profit organizations.

3. Experience

  • 2-3 years’ experience in procurement, including sourcing and purchasing in a similarly large agency in Vietnam context.

  • Experience working with individuals and groups.

  • Substantive experience working in the INGO sector dealing with multiple donor funds and meeting different donor requirements.

Auxiliar de Logística - Oficina Central

Posición: Auxiliar de Logística

Región: [Latinoamérica] Modalidad: Presencial

País: [República Dominicana] Contrato: Indefinido*, Tiempo Completo

Localidad del puesto: Gazcue, Santo Domingo

Plazas disponibles: Una (1)

SOBRE LA ORGANIZACIÓN:

World Vision es una organización cristiana humanitaria, de desarrollo y de defensa dedicada a mejorar la vida de los niños, las familias y sus comunidades en todo el mundo. Nuestros más de 34.000 miembros del personal que trabajan en casi 100 países están unidos para ayudar a los niños más vulnerables a superar la pobreza y experimentar la plenitud de la vida. Ayudamos a niños de todos los orígenes, incluso en los lugares más peligrosos, inspirados por nuestra fe cristiana. World Vision sirve desde 1989 a la niñez en República Dominicana, siendo testigos de cambios profundos en el país, siempre brindando herramientas y oportunidades a más de 45,000 niñas y niños cada año en las comunidades con los peores niveles de violencia y vulnerabilidad de derechos.

PROPOSITO DE LA POSICIÓN

Asistir con todo lo relacionado al área de logística y servicios generales de la Oficina Nacional optimizando al máximo el proceso logístico, aprovechando mejor los recursos, minimizando costes y tiempo, para lograr así que se disponga de los recursos necesarios para llevar a cabo las operaciones, participando activamente como apoyo al coordinador de Servicios Generales, y en caso necesario, podría actuar como punto focal de seguridad corporativa, en su ausencia, si así se requiriera.

RESPONSABILIDADES CLAVE:

  • Colaborar con la realización y actualización de inventario físico y control de mercancías en almacén.

  • Control de mantenimiento preventivo y correctivo de flota Vehicular

  • Mantenimiento planta física Oficina Central

  • Apoyo en las operaciones de flujo: productos y materiales.

  • Apoyo a los Servicios Generales para Oficina Central.

  • Apoyo según se requiera, en gestión aduanera.

EXPERIENCIAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES REQUERIDOS:

Grado académico:

  • Estudiante Universitario, profesional técnico o tecnólogo en logística, administrativa o a fines (cadena de suministro, informática, mecánica).

Experiencia:

  • Experiencia mínima de 6 meses en un puesto similar.

Destrezas Técnicas:

  • Conocimiento de Windows y MS Office (Word, Excel, PowerPoint) intermedio.

  • Manejo de Inventario.

  • Recepción y despacho de mercancía.

  • Conocimiento de Almacén.

  • Licencia conducir Cat. 2 (vehículo mecánico y Automático)

  • Conocimiento y/o experiencia en técnicas de almacenamiento de mercancía.

Capacidades:

  • Enfoque en resultados y servicios de calidad.

  • Habilidad para resolver problemas.

  • Organización.

  • Sentido de las relaciones humanas.

  • Diplomacia (dominar las normativas y burocracia).

  • Capacidad de comunicación.

  • Proactividad, autonomía y rigurosidad.

  • Coordinar con equipos.

EXPERIENCIAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES PREFERIDOS:

  • Se valora experiencia previa con una ONG.

  • Se valora la experiencia previa en respuesta a emergencias.

  • Se valora: conocimiento y/o experiencia en softwares de gestión de stock.

  • Se valora conocimientos de idioma ingles y/o creole.

Cualidades y otros:

  • Demostración de Integridad, coherencia, honestidad, transparencia, lealtad, prudencia, diligencia y buen juicio.

CONDICIONES DE TRABAJO

Por su naturaleza y características, esta posición implica desplazarse en viajes al interior como al exterior del país, ocupado de la siguiente manera:

  • 75% de trabajo de oficina.

  • 25% de trabajo en campo.

  • El puesto implica desplazarse en viajes a la zona fronteriza y en ocasiones hacia Haití.

¿Cómo aplicar?

Los (as) interesados (as) deben aplicar vía el portal

https://careers.wvi.org

O enviar su Curriculum Vitae a:

[email protected]

Importante: Colocar en el asunto el título: “Auxiliar de Logística” – Gazcue.

¡¡Agradecemos su interés para poner sus talentos a favor de los más vulnerables!!

Auxiliar de Logística y Transportación - Miches/Prodigio

Región: [Latinoamérica] Modalidad: Presencial

País: [República Dominicana] Contrato: Indefinido*, Tiempo Completo

Localidad del puesto: Miches (El Seibo). Plazas disponibles: Una (1)

SOBRE LA ORGANIZACIÓN:

World Vision es una organización cristiana humanitaria, de desarrollo y de defensa dedicada a mejorar la vida de los niños, las familias y sus comunidades en todo el mundo. Nuestros más de 34.000 miembros del personal que trabajan en casi 100 países están unidos para ayudar a los niños más vulnerables a superar la pobreza y experimentar la plenitud de la vida. Ayudamos a niños de todos los orígenes, incluso en los lugares más peligrosos, inspirados por nuestra fe cristiana. World Vision sirve desde 1989 a la niñez en República Dominicana, siendo testigos de cambios profundos en el país, siempre brindando herramientas y oportunidades a más de 45,000 niñas y niños cada año en las comunidades con los peores niveles de violencia y vulnerabilidad de derechos.

PROPOSITO DE LA POSICIÓN

Apoyo en las gestiones logísticas, transportación y de servicios generales correspondientes a los Programas de áreas en la Región Este, velando por el buen funcionamiento y la puesta en ejecución de las políticas y procedimientos locales y globales en el contexto del espacio geográfico asignado. Apoyar al Encargado Logístico en la solución efectiva en cuanto al servicio de transportación, recepción física de bienes y servicios, organización de almacén, actualización de inventarios, logística para eventos en los salones de los PA asignados, realizar tareas de la administración de la planta física, velando por el mantenimiento y buen funcionamiento de los edificios de cada uno de los PA y apoyo en otras tareas correspondientes al área.

RESPONSABILIDADES CLAVE:

  • Apoyo al encargado Logístico en el funcionamiento del servicio de transportación.

  • Apoyo logístico para montaje de eventos.

  • Corresponsable de gestionar y controlar en las localidades asignadas procesos de mantenimiento, logística y funciones de abastecimiento.

  • Administrar almacén e inventario

  • Gestión administrativa.

EXPERIENCIAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES REQUERIDOS:

Grado académico:

  • Bachiller o estudiante en administración de empresas, logística, ingeniería (comercial, industrial o a fines) o gestión de la cadena a abastecimiento.

Experiencia:

  • Mínimo de tres (3) años de experiencia en manejo de vehículos categorías 2 y manejo en carreteras.

  • Mínimo de tres (3) años de experiencia en funciones de apoyo logístico.

Destrezas Técnicas:

  • Conocimiento de Windows y MS Office (Word, Excel, PowerPoint) intermedio.

  • Licencia de conducir al día.

  • Habilidades de a manejo preventivo y defensivo.

  • Manejo de vehículos estándar y automático.

  • Conocimiento de mecánica básica de vehículos.

  • Buen manejo logístico

Capacidades:

  • Enfoque en resultados y servicios de calidad.

  • Habilidad para resolver problemas.

  • Organización.

  • Sentido de las relaciones humanas.

  • Diplomacia (dominar las normativas y burocracia).

  • Capacidad de comunicación.

  • Proactividad, autonomía y rigurosidad.

  • Coordinar con equipos.

EXPERIENCIAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES PREFERIDOS:

  • Se valora experiencia previa con una ONG.

  • Se valora la experiencia previa en respuesta a emergencias.

  • Se valora: conocimiento y/o experiencia en técnicas de almacenamiento de mercancía.

Cualidades y otros:

  • Demostración de Integridad, coherencia, honestidad, transparencia, lealtad, prudencia, diligencia y buen juicio.

CONDICIONES DE TRABAJO

Por su naturaleza y características, esta posición implica desplazarse en viajes al interior del país, ocupado de la siguiente manera:

  • 80% de trabajo de oficina de campo.

  • 20% de trabajo en campo.

  • El puesto implica desplazarse en viajes constantes entre El Seibo y Miches y viajes ocasionales a Santo Domingo u otras zonas del país, según se requiera.

¿Cómo aplicar?

Los (as) interesados (as) deben aplicar vía el portal

https://careers.wvi.org

¡¡Agradecemos su interés para poner sus talentos a favor de los más vulnerables!!