Project Officer (Depending donor approval)

Position: Project Officer

PURPOSE OF POSITION

The Project Officer will be providing Admin, cash support to the Team in the project. Position will coordinate continuously with P&C Department for the contract preparation related to the project, organizing meeting and assisting in Cash arrangement.

MAJOR RESPONSIBILITIES

  • Provide necessary support in CfW beneficiaries’ recruitment, selection and contracting as needed and participate in panel interviews upon the Line Manager request;

  • Administer and manage local project CfW beneficiaries, including payroll in coordination with livelihood officer & cash-logistic officer

  • Maintain and keep staffing lists for CfW beneficiaries’ and any staff related necessary information for rapid access and use

  • Maintain and process CfW beneficiaries’ enrollment and cancellations from social security

  • Prepare and process all kinds of P&C related paperwork for all CfW beneficiaries as required, with accuracy and confidentiality and in accordance with the policies and local laws;

  • Provide support to the field coordinator regarding Cash & P&C activities.

  • Assist Filed coordinator to ensure that all the documents for & P&C activities are in place.

  • Follow up with the field team regarding the Cash advances for the Project activities.

  • Tracking and reporting on all Deliveries from the suppliers.

  • Collect GRNs from the receivers in the project site and submit them to the Procurement Department for the timely payment to the suppliers.

  • Maintain a Database for the cash activities to keep track of the payments.

  • Writing Narrative Reports and other Project achievements.

  • Work with Communication on the Project visibility and contribution to the newsletter.

  • Organize Bi weekly and Monthly Project Meetings at the project site. Sharing Agenda of the meeting with the staff.

  • Recording minutes of the meetings and sharing with the participants on timely manner.

  • Perform other duties/special projects assigned by the Field Coordinator

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

  • University degree or equivalent in Business Administration, Social Sciences, Psychology or a related field;

  • Excellent detail-orientation skills;

  • Good communications skills;

  • Thorough working knowledge of office systems. Computer aptitude and experience with word processing, database management, and spreadsheet software;

  • Ability to maintain positive relationships with colleagues,

  • Emotional maturity and ability to deal with matters of strict confidentiality;

  • Excellent organizational and planning skills;

  • Fluent in English, spoken and written;

  • Native in local language;

  • Excellent knowledge of local labor law and related legislations;

  • Minimum 2 years of experience in Human Resources and or Administration with medium business/medium NGO/government agency;

  • Demonstrated experience and knowledge of HR practices, including recruitment, hiring, HR functions and systems administration; HR software administration and maintenance;

  • Preferably extensive focused experience of up to 2 years in recruitment

Data Entry Officer (Depending Donor approval)

Position: Data Entry Officer

PURPOSE OF POSITION

The officer will support the project in data basis maintenance through updating and maintaining information on project beneficiaries’ databases. The role holder will enter data on daily basis through the help of his/her fast typing skills as well as intensively deal with spreadsheets and online forms.

MAJOR RESPONSIBILITIES

  • Maintaining accurate, up-to-date and useable information in our systems.

  • Collecting and entering beneficiaries’ data from source documents within time limits

  • Maintaining accurate records of beneficiaries’ information

  • Compiling, verifying accuracy and sorting information to prepare source data

  • Reviewing data for deficiencies or errors, correcting any incompatibilities and checking outputInsert beneficiaries data by inputting text based and numerical information from source documents within time limits

  • Compile, verify accuracy and sort information according to priorities to prepare source data

  • Review data for deficiencies or errors, correct any incompatibilities if possible and check output

  • Research and obtain further information for incomplete documents

  • Apply data program techniques and procedures

  • Generate reports, store completed work in designated locations and perform backup operations

  • Scan documents and print files, when needed

  • Keep information confidential

  • Respond to queries for information and access relevant files

  • Comply with data integrity and security policies

  • Perform other duties/special projects assigned by the Field Coordinator

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

  • Diploma or Bachelor degree or equivalent in related field;

  • Excellent detail-orientation skills;

  • Good communications skills;

  • processing, database management, and spreadsheet software;

  • Ability to maintain positive relationships with colleagues,

  • Excellent organizational and planning skills;

  • Good in English, spoken and written;

  • Native in local language;

Cash Facilitator (Facilitateur en Cash)

But du Poste:

Sous la supervision du Coordinateur en Cash Assistance, le Facilitateur en Cash a comme responsabilité de mobiliser et soutenir les bénéficiaires pour qu’ils participent de manière effective aux interventions de l’assistance en espèces du projet. Il assurer l’organisation et le suivi des distributions des cash dans les sites, les villages et les centres de distribution dans les zones d’intervention de World Vision en République Centrafricaine pour le bien-être des enfants, des familles et des communautés.

Le Facilitateur en Cash est aussi Responsable du contrôle de la conformité de l’utilisation des Cash selon principes de gestion du projet. Il encadre et supervise les responsables locales de village, membres de comité et les bénéficiaires de sites de distribution pour améliorer et développer leur état alimentaire et la compréhension du Projet. Il recueille toutes les données relatives au suivi du projet (distribution, indicateurs).

Responsabilités Majeures

1.

Visiter les sites, les centres et village des bénéficiaires du programme alimentaire pour s’assurer que les règlements de l’assistance de WV sont respectés, puis les assister dans la gestion de cash et dans les distributions.

2.

Suivre les dispatches, les réceptions et les distributions des cash au niveau des sites et centres en veillant au remplissage des formulaires exigés pour la distribution de ces Cash.

3.

Produire des rapports mensuels après chaque distribution et soumettre aux FAIRO puis au Coordonnateur en Cash dans les délais pour vérification et approbation. (au plus tard le 3 du mois qui suit)

4.

Rédiger des rapports hebdomadaires, trimestriel des visites et supervisions de sites/Village ou de centre de façon précise et fidèle et laisser un document écrit de la visite sur les observations et recommandations des actions à entreprendre.

5.

S’assurer que tous les documents de rapport produit sont classé et aux complets.

6.

En collaboration avec les partenaires sur terrain, s’assurer que les réceptions des Cash sont régulièrement bien effectue par le respect des procédures.

7.

En collaboration avec Coordonnateur en Cash organiser les distributions en élaborant un le plan de distribution en respectant la ration prévue pour chaque bénéficiaire et qui respecte aussi le calendrier des activités du mois.

9.

  • Proposer des solutions aux problèmes et sont apportées à l’intention du superviseur direct.

  • Consulter son superviseur pour tous les problèmes qui demandent une visite de suivi.

  • Effectuer des visites de suivi sur demande du superviseur.

10.

  • Tenir des réunions périodiques pour expliquer le projet et les objectifs aux bénéficiaires et personnes intéressées et produire un compte rendu de la rencontre à son superviseur.

  • Tenir au besoin des réunions de formation et d’informations avec les responsables des sites/villages.

11.

  • Participer au contrôle des Cash dans le site avant ou pendant la distribution, dans les sites.

  • Informer les bénéficiaires de la provenance des cash et de la ration qu’ils doivent recevoir.

  • Transmettre en temps et clairement les informations demandées par son superviseur et a son hiérarchie.

12.

Aider tout bénéficiaire qui vient au site ou bureau pour demander de l’aide ou explications.

13.

Sensibiliser et impliquer la communauté à travers des comités (relais) dans l’appropriation du projet – ex : contributions dans la gestion du projet, le déchargement des cash dans les délais.

14.

S’assurer que les procédures de gestion et rapportage des cash PERDUS OU MANQUANT sont bien rapportés avec le format approprié.

15.

Engager activement la communauté pour la promotion de l’hygiène, de la santé, de la sécurité alimentaire et la protection de l’enfance et de l’environnement.

16.

  • Assister à la planification et participer aux réunions hebdomadaires, mensuel ou de recyclage du Monitoring.

  • Assister les superviseurs et le staff de DM&E dans la collecte des données sur les plaintes lors d’une distribution et faire le classement de tous les documents.

17.

  • Accompagner les Représentants de WVI et les bailleurs lors de leur visite des sites.

  • Accompagner, orienter les agents aux cours de visites conjointes sur le terrain, pour les initier aux tâches de contrôle.

18.

Participer à l’inventaire physique des biens du projet.

19.

Remplir au besoin toute autre tâche relative à son niveau à l’intérieur de l’organisation sous la demande de la direction de WV pour le bénéfice de l’organisation.

20.

Prendre soin des biens de l’organisation que vous utilisez pour votre travail et signaler toute perte ou dommage de ce bien à la hiérarchie directement après et faire un rapport d’incident pour justifier le fait (la perte).

Qualifications/Education et autres compétences

  • Diplôme universitaire dans des domaines comme la gestion, les sciences sociales, le développement communautaire, la Nutrition,

  • Avoir au minimum deux ans d’expériences professionnelles de travail de terrain.

  • Avoir des expériences de travailler dans le domaine humanitaire et précisément dans la distribution des vivres et non vivres.

  • Capacité de travailler en équipe;

  • Avoir une expérience de travail dans un environnement stressant et exigent ;

  • Expérience de travail avec des ONGs et en particulier World Vision constitue un avantage;

  • Aptitudes d’écrire et de parler le Français.

  • Connaissance de l’anglais et de l’utilisation de l’outil informatique constitue un plus.