Administration Officer - Tirana AP

11477-11N00070
30-Sep-18
International Role - No - Only National applicants will be considered.
1-2 Years

Pozicioni: OFICER ADMINISTRATE NE ZYREN E TIRANES

Vendodhja: Tirana, World Vision Albania

Atafi per aplikime: 30 Shtator 2018.

Qellimi i pozicionit

Te ofroje nje game te gjere sherbimesh mbeshtetese ne zyren e World Vision Albania dhe te ndihmoje Drejtuesin e skuadres ne veprimtari qe lidhen me mbarevatjen e zyres dhe mirmbajtjen e paisjeve. Te perkrahe dhe te ndihmoje Drejtuesin e Skuadres dhe stafin e programit ne organizimin dhe koordinimin e eventeve te rendesishme.

Përgjegjësitë Kryesore

Mbeshtetje per Skuadren e Programit

  • Te mbeshtese skuadren e programit ne organizimin e aktiviteteve te rendesishme, ne procese buxhetimi, etj.

  • Te jete pjesmarres aktiv ne takimet e planifikimt strategjik per departamentin.

  • Te integroje dhe te konsolidoje planet mujore dhe javore.

  • Te ndihmoje ne koordinimin e aktiviteteve ndermjet skuadres, partnereve dhe aktoreve te tjere ne zone.

  • Te ndihmoje ne koordinimin e transportimit te postes nga zyra e Programit ne Zyren Kombetare.

  • Te plotesoje kerkesa prokurimi/ te beje studim tregu te bizneseve lokale per materiale dhe sherbime te ndryshme sipas nevojave administrative te zyres.

  • Te ndihmoje Drejtuesin e Skuadres per te pergatitur kerkesa blerje sipas procedurave te prokurimit. Te ndihmoje anetaret e skuadres ne percaktimin e specifikave teknike te artikujve te rinj.

  • Te mbledhe gjithe kerkesat e prokurimit nga gjithe stafi, ti konsolidoje dhe ti ndaje sipas kategorise se Prokurimit dhe pastaj ti dergoje tek skuadra e prokurimit per te procesuar.

  • Mban kontakte me stafin e prokurimit ne Zyren Kombetare per te siguruar mbarvatjen e blerjeve.

  • Grumbullon faturat dhe i dorezon ato ne Zyren Kombetare

  • Rishikon/kontrollon dhe merr ne dorezim te gjitha mallrat/materialet/sherbimet e dorezuara sipas kerkeses se Blerjes; siguron cilesine e mallrave si dhe perputhshmerine me dokumentat perkatese (kontrates, kerkeses per blerje dhe urdhrit te blerjes). Gjithashtu siguron qe materialet depozitohen ne vend te sigurte dhe i dorezon ato tek stafi.

  • Ben blerje me vlere te ulet monetare per nevojat e zyres sipas politikave te World Vision per blerjet me vlere te ulet monetare.

  • Koordinon blerje per qellime dhuratash (veshje, mallra industrial, libra shkollore dhe paketa ushqimore)

Perdorimi i makinave te World Vision Albania & te mirat materiale (GIK)

  • Organizon kalendarin javor dhe ditor te levizjeve te makinave. Siguron qe makinat e zyres te perdoren ne menyre efikase sipas kerkesave te stafit.

  • Shoqeron me makine stafin e zyres, ne menyre te sigurte, ne kohen e duhur sipas nevojave dhe mundesise dhe sipas planifikimit te aktiviteteve.

  • Te koordinoje, vezhgoje dhe analizoje te gjitha sherbimet/riparimet/mirmbajtjen e makinave te zyres.

  • Te perpiloje nje raport mujor lidhur me kostot e makinave te zyres duke perdorur libra llogarie ditore, per konsumin e karburantit dhe te dhena per sherbimet e ndryshme.

  • Te monitoroje implementimin e politikes se World Vision Albania lidhur me drejtimin e makines dhe me perdorimin e formulareve dhe raporteve te kerkuara per sherbimet e marra, sipas politikave te brendeshme.

Funksionimi i zyres, mirembajtja dhe inventari

  • Mbikqyr koordinimet: per vendin dhe rezervimet e hoteleve, udhetimet, eventet ne zyre, etj.

  • Siguron mirembajtjen e zyrave, përfshire riparimet teknike sipas nevojes. Koordinon kerkese per riparim te pajisjeve te zyres.

  • Siguron një zbatim te pershtatshem te procedurave te sigurise se zyres.

  • Sigurohen inventarizimin e sakte te pasurive ne zyre. Harton inventarin vjetor dhe e dorëzojeni në Zyren Qendrore.

Njohurite dhe aftesite

  • Diplome bachelor ne fusha si Finance, Administrim dhe Menaxhim Biznesi

  • Njohuri te mira te folur dhe te shkruar te gjuhes angleze

  • Aftesi shume te mira te perdorimit te programeve te ndrsyhme te kompjuterit si MS-word, MS-excel etj

  • Aftesi shume te mira ne planifikim dhe organizim dhe komunikim

  • Njohuri ne fushen e prokurimit, studimit te tregut dhe te faturave

  • Njohuri ne organizim eventesh

  • Patente e kategorise B

  • E preferueshme te jete banor i zones se Tiranes

** Vetem aplikantet e perzgjedhur per fazen tjeter te rekrutimit do te kontaktohen!