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Administrative Assistant

11688-10N01016
17-Oct-18
International Role - No - Only National applicants will be considered.

ADMNISTRATIVE ASSISTANT – NORD-EST (FORT LIBERTE)

TEXTE DE LA PUBLICATION

BUT DE LA POSITION

Fournir des services de soutien administratif à l'équipe de projet EFSP en assurant un environnement de travail qui répond aux normes établies par la World Vision International en Haïti. Travailler en étroite collaboration avec toutes les unités pour faciliter la bonne marche administrative du bureau et maintenir un espace de travail professionnel, propre et agréable à tout le personnel.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Activités principales

  • Maintenir un système de classification efficace des documents clés tels que les contrats, les ententes, les rapports de HA, rapports DME, les rapports sur la protection, les communications entrantes, minutes, etc.

  • Préparer la demande d'achat, suivi d'approvisionnement, et de maintenir un suivi de mise à jour et le rapport de livraison. Gérer un stock de fournitures de bureau pour les besoins des différentes unités

  • Préparer le rapport de distribution du travail mensuel (LDR) à la fois pour le personnel, obtenir les signatures de superviseur / coordonnateur du projet / gestionnaire et le soumettre aux Finances, selon le calendrier.

  • Assurer que l’espace du bureau est propre en supervisant efficacement le cleaner.

  • Maintenir une mise à jour du grand livre de suivi pour tous les documents entrants et sortants et fournir un rapport sur le mouvement des véhicules, rapport de carburant. (Travail à de concert avec le manager régional.

  • Servir de support au P & C pour la présentation et / ou de la réception des doléances du personnel national, bulletins de paie, documents contractuels et autres documents connexes et effectuer d'autres fonctions connexes jugés nécessaires par le PC / Grant & Food Assistant Manager particulièrement la mise à jour de la base de donnée du partenaire

  • Aider à la traduction des lettres officielles ou des communications (si possible).

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Un diplôme de secrétariat Trilingue ou en science administrative (minimum)

  • Un diplôme universitaire en administration ou autre discipline d'affaires (préféré)

  • Capacité à parler et écrire le créole, français et anglais

  • Maturité et capacité à travailler sous supervision minimale

  • Capacité de travailler sur l'équipe

  • Capacité à gérer des taches multiples et à faire une bonne gestion du temps

  • Connaissance de l'informatique dans MS Office (Word, Excel, PPT)

  • Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire ou connexe préférablement avec ONG

  • Bonne connaissance de l’environnement internet, préférablement, le lotus notes, le outlook

CE QUE VOUS DEVEZ FAIRE MAINTENANT :

Vous êtes intéressés à faire partie d'une organisation Internationale novatrice ou vous connaissez quelqu’un qui en aimerait bien en faire partie, envoyez votre CV mis à jour et une lettre de motivation en cliquant sur l’onglet : Appliquer pour ce poste.