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Executive Assistant

11501-13N01020
07-Nov-18
International Role - No - Only National applicants will be considered.
2+ Years

World Vision est une organisation de solidarité internationale qui lutte contre toutes les formes de pauvreté et d’injustice à travers ses programmes d’aide humanitaire d’urgence, de développement et ses actions de plaidoyer. Inspirés par nos valeurs chrétiennes, nous apportons une aide aux enfants et aux familles les plus vulnérables sans aucune forme de discrimination contre la religion, la race, l’ethnicité ou le genre.

«  Notre vision pour chaque enfant, la vie dans toute sa plénitude; Notre prière pour chaque cœur, la volonté d’y parvenir. »

Notre mission consiste à suivre le Seigneur et Sauveur Jésus-Christ en travaillant avec les pauvres et les opprimés pour promouvoir la transformation de l’être humain, rechercher la justice et rendre témoignage à la bonne nouvelle du royaume de Dieu.

Votre Nouvelle Organisation intervient dans environ 100 pays et compte plus de 45,000 employés et s’est établie en Haïti depuis près de 40 ans et travaille activement dans 3 départements du pays : l’Ouest, le Nord et le Plateau Central, œuvrant essentiellement dans les domaines de la santé, la nutrition et l’assainissement. Nous cherchons une personne expérimentée en support administratif au niveau exécutif.

Votre nouveau rôle comme « Executive Assistant » vous offre la possibilité de travailler à la Direction Nationale de la World Vision Internationale Haïti et de fournir un soutien opérationnel et de gestion hiérarchique au directeur national. Cela comprend la coordination des fonctions spéciales du conseil exécutif et du conseil consultatif. Entre autres, vous aurez les responsabilités suivantes :

Support Administratif au Directeur National et le SLT

rer le calendrier du directeur national. Sassurer que les événements / visites clés figurent dans le calendrier du bureau national. Organiser la logistique, les déplacements, les rapports de dépenses et autres aspects pour le directeur national et les visiteurs, selon les directives du directeur national.

Assurer que tous les documents sont correctement formatés et vérifiés conformément avant de les acheminer au directeur national pour signature ou approbation

Coordonner avec tous les départements pour recevoir des informations appropriées sur les objectifs annuels de WVI-H, suivre la progression et tous les délais respectés. Sur la base des informations reçues, gérer la feuille de suivi des opérations pour les rapports au directeur national.

rer le budget du directeur national et du conseil consultatif, en fournissant les alertes au directeur national pour les problèmes importants de dépassement ou de sous-utilisation.

Prendre des notes de réunion pour les réunions du SLT et s'assurer que des notes sont prises pour d'autres réunions, telles que les réunions du MMT et du personnel. Aussi, si nécessaire en prenant des notes pour d'autres réunions clés.

Fournir un soutien aux membres de la SLT pour des initiatives stratégiques telles que demandées par SLT ou par ND.

Fournir un soutien au directeur national et à WVI-H en traduction et en interprétation.

Assurer une bonne gestion des connaissances des documents de WVI-H dans toute l'organisation.

Autres tâches assignees

Coordination du Conseil Consultatif

Soutenir le conseil consultatif et ses comités pour créer et mettre en œuvre son plan de travail annuel, le plan de développement du conseil consultatif, le calendrier d'orientation des nouveaux membres, le plan de relève et les recommandations du plan de suivi et de l'examen par les pairs.

Supporter le président du Conseil Consultatif et la Direction Nationale pour vous assurer que les ordres du jour des réunions sont stratégiques, que les calendriers sont bien gérés et que les procès-verbaux de tous les types de réunions du Conseil sont bien documentés et archivés. Sassurer qu'ils reçoivent des lectures préliminaires et d'autres documents préparatoires au moins 7 jours avant les réunions. Les procès-verbaux des réunions doivent être distribués au plus tard 14 jours après les réunions.

Organiser la logistique des réunions du Conseil Consultatif et du Comité. Préparer les ordres du jour en fonction des visites de projets, des voyages internationaux pour assister au forum régional et au Conseil triennal. Fournir un soutien administratif aux membres du Conseil COnsultatif participant aux réunions internationales: obtenir des visas, des lettres d'invitation, etc. Tenir à jour les calendriers annuels, les listes de présence et les dossiers des membres du conseil consultatif

Coordonner étroitement avec le conseiller en gouvernance régionale pour toutes les questions liées à la planification et au développement du conseil consultatif.

Qu’est-ce que vous avez besoin pour appliquer : Diplôme universitaire en Développement International, Administration, Relations internationales ou domaine connexe. Très bonnes connaissances du français, de l’anglais et de l’Espagnol (écrit et oral). Connaissance de base des logiciels: Word, Excel, PowerPoint. Excellentes compétences en communication écrite et verbale et en relations interpersonnelles. Capacité hautement analytique et éprouvée pour prendre des décisions judicieuses et rapides. Capacité à communiquer avec les employés et les autres contacts organisationnels de manière courtoise et professionnelle. Minimum de six années d'expérience pratique, dont deux doivent être de niveau supérieur et / ou de direction. Expérience interculturelle et expérience de travail avec des équipes et des fonctions diverses. Expérience de travail indépendant avec discrétion, tact, patience et diplomatie.

Ce que vous aurez en retour :

Vous ferez partie d’une équipe dynamique et dévouée dont les membres travaillent ensemble pour fournir un service de qualité aux communautés. Nous nous engageons à vous offrir dans la mesure du possible des opportunités d’apprentissage et de perfectionnement afin que vous puissiez développer au maximum vos capacités et votre potentiel. Nous vous donnerons également un encadrement dans votre plan de développement individuel et encouragement dans le développement de votre carrière. Vous aurez des échanges avec les bureaux internationaux soit dans le cadre de formation / séminaire ou dans le cadre de déploiement temporaire.

Ce que vous devez faire maintenant :

Vous êtes intéressés à faire partie d'une organisation Internationale novatrice ou vous connaissez quelqu’un qui en aimerait bien en faire partie, envoyez votre CV mis à jour en cliquant sur l’onglet : Appliquer pour ce poste.