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Receptionist

Job Description

OBJET DU POSTE

En tant que « Receptionist » du bureau central de la World Vision, vous allez assurer de manière efficace et efficiente le Service d’Accueil du bureau central et gérer en toute confidentialité le service de réception et de distribution des courriers externes et des bureaux régionaux et la redirection des appels téléphoniques.

Principales responsabilités

  • Saluer et accueillir les invités aussitôt qu’ils sont arrivés au bureau.

  • Recevoir, trier et distribuer le courrier, les /mails/livraisons de manière quotidienne.

  • Rediriger/Orienter les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés.

  • Répondre, filtrer et transférer les appels entrants.

  • Fournir des informations basiques et précises en personne et/ou par téléphone/email.

  • Maintenir une atmosphère de sécurité au bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant les points d’accès via le bureau de la réception (registre de contrôle).

  • Fournir son soutien pour tout arrangement lié aux voyages, aux hébergements et à la préparation de bons de commande.

  • Actualiser les calendriers (mise à jour) et planifier tous les détails relatifs aux salles de réunion.

CONNAISSANCE, COMPETENCES ET CAPACITÉS

Description

Education

  1. Formation en Secrétariat Trilingue (français, anglais, espagnol).

  1. Certification en Administration avec accent sur la gestion de Bureau est préférable.

Expériences, Connaissances et compétences

  1. Au moins 3 ans d’expérience professionnelle étayée par des preuves et mettant en relief un parcours de Réceptionniste, de Représentante d’un Bureau Principal ou de tout autre rôle similaire.

  1. Expérience de travail au sein d'une ONG est un atout

  1. Compétence en informatique (Microsoft Office).

  1. Expérience pratique avec les équipements de bureau (par ex. Photocopieuses, imprimantes).

  1. Attitude et apparence professionnelles conformes à l’éthique du métier.

  1. Solides compétences en communication(s) écrite et verbale.

  1. Excellentes compétences organisationnelles.