Food Assistance Information & Reporting Officer

14256-13N12097
27-Aug-19
Less Than 1 Year

TEXTE DE LA PUBLICATION

FOOD ASSISTANCE INFORMATION & REPORTING OFFICER

Plateau Central et Nord

BUT DE LA POSITION

Le FAIRO assure la gestion du LMMS et du CTS, deux outils informatiques permettant la gestion et le suivi dans les normes des vivres et de leur distribution. Il assure la tenue des registres comptables concernant le mouvement des vivres, incluant les factures, les prêts/transferts inter dépôts, les pertes, les bénéficiaires desservis désagrégés par sexe et par âge, ainsi que les écoles. Il fournit une assistance technique a l’équipe de terrain et laccompagne dans l’enregistrement des bénéficiaires et des vivres, la préparation et la soumission de rapports et factures au bailleur dans les délais fixés par le FLA en conformité avec les règlements du DGM.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Activités principales

  • Gérer et rapporter les informations relatives à la comptabilisation des dons sous forme de denrées ou de NFIs et partage des informations en temps réelle sur le statut de ses dons.

  • S’assurer que tous les pertes sont enregistrées et que les procédures de rapportages aux donateurs et à World Vision sont respecté.

  • S’assurer que la période de soumission des rapports est respectée suivant la date fixé par le donateur (PAM) et ils sont régulièrement téléchargés sur la Base de Données du Groupe de Gestion des Risques et de Désastre (DGBD).

  • S'assurer que les procédures de clôture mensuelle, trimestrielles et annuelles sont en place pour produire des rapports.

  • Maintenir l’inventaire physique à jour de manière que les stocks physiques sont équivalent des stocks enregistrés.

  • Consolider les rapports de terrain et celui du CTS pour produire un meilleur rapport (CSR, RSR, LSR, CSS) pour partager avec les donateurs et les intervenants clés.

  • S’assurer de la soumission en temps réel des rapports de terrain et de l’entrepôt et les partagé au donateur le 2 de chaque mois.

  • Maintenir un système de classement soigné, organisé et chronologique, en veillant à ce que des copies papier des rapports soient disponibles et faciles d'accès à tout moment, conformément à la politique de conservation des données de l’organisation.

  • Élaborer un organigramme et un calendrier clairs pour la gestion de l’information et des rapports.

  • Assister à des formations sur les différents outils et participer activement aux réunions du groupe de travail IM ou l’on partage des informations à l’intention du personnel concerné à titre de formation.

  • Travailler en étroite collaboration avec les Field monitor, Food Assistance Officer, le coordonnateur du projet et les coordonnateurs de terrain sur toutes les questions relatives au système de gestion de la chaîne logistique et du système de suivi pour fournir des conseils techniques et faire respecter les normes établies en matière d'exactitude des données.

  • Former le staff de terrain sur la collecte et le traitement des données suivant le standard de la World Vision et s’assurer que les rapports produits sont dans les standards et fiables.

  • Identifier les faiblesses et les risques de conformité et développer un plan de correction et prendre des mesures préventives pour respecter la conformité.

  • conformité

  • Veiller à ce que tous les pertes sont comptabilisées et présentées avec toute la documentation nécessaire attachée

  • Veiller à ce que tous les rapports présentés ont été vérifiés et approuvés avant de faire la consolidation pour le rapport final

  • Mettre à jour sous une base régulière la base donnée avec les dernières versions du CTS.

  • Assurer le suivi des bugs du système, en consultation avec le Disaster Management Group.

  • Préparer tous les rapports opérationnels hebdomadaires et mensuels et soumettre à la vérification finale du coordonnateur du projet et / ou du Manager.

  • Assurer la documentation de formation est mis à jour et versés au dossier.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Diplôme en informatique, comptabilité, administration des affaires ou dans des domaines connexes

  • Connaissances et les compétences de programmation de l'aide alimentaire

  • Connaissance des processus de gestion des produits de base et des outils

  • Une bonne communication en créole, en français et en anglais (oral & écrit)

  • Solide expérience du système d'exploitation Windows. Faciliter d'appeler, d'arrêter ou de redémarrer le système, d'installer et de désinstaller des logiciels, de créer des groupes d'utilisateurs et de définir des privilèges utilisateur.

  • Aptitude à résoudre les problèmes informatiques, à la fois matériels et à identifier les défaillances logicielles. Conscient de la journalisation, du suivi et du dépannage systématique des problèmes informatiques.

  • Solides compétences en matière de réseau - aptitude à configurer, sécuriser et administrer des réseaux homologues ad hoc sans fil. Possibilité d'isoler et de résoudre les problèmes de connectivité réseau en conséquence et en exécutant des outils de configuration IP, en réinitialisant les connexions sans fil. Comprend le protocole TCP / IP.

  • Bon esprit d'équipe

  • Connaissance des systèmes de gestion de base de données relationnelle - une exposition à My SQL est hautement souhaitable, y compris l'utilisation d'outils de gestion de base de données (tels que le navigateur de requêtes My SQL et l'administrateur).

  • Aptitude à voyager fréquemment dans le domaine et de travailler dans des conditions de pression et de difficiles et réussir dans un environnement exigeant, et adaptable à l'évolution rapide contexte.

  • 2 ans d'expérience de travail dans les programme de gestion de l'aide humanitaire et des opérations.

  • 3 - 5 ans d'expérience de travail dans Project Cantine Scolaire et la distribution générale de commodité ou de projet cash transfert.

  • CTS certification de l'utilisateur ou de la gestion de l'aide alimentaire école

LOCALISATION DU POSTE

1 au Plateau Central

1 dans le Nord

CONTENU DE L’APPLICATION

  • CV à jour

  • Lettre de motivation mentionnant la région pour laquelle vous appliquez

  • Copie de diplômes et de certificat

  • Tout autre document pertinent pouvant supporter la candidature.

Seuls les candidats sélectionnés pour entrevue recevront un feedback.