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P&C Assistant

Job Description

Section I – DESCRIPTION DE TACHES/ TEXTE DE LA PUBLICATION

BUT DE LA POSITION

Fournir un appui administratif au département au moyen d’une organisation, une coordination, une communication et une planification efficaces.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

% de temps

Activités principales

50%

Fournir un appui administratif professionnel et confidentiel

Gérer le calendrier du département et les implications quotidienne, hebdomadaire et à moyen terme

Recevoir les correspondances, les analyser et faire leur suivi en s’assurant que les questions confidentielles sont traitées rapidement et efficacement.

Recevoir tous les visiteurs/staff (interne & externe) et les diriger vers les interlocuteurs appropriés au sein du département.

Coordonner tous les aspects de voyage pour le département, y compris les arrangements de voyage, processus de visa, connexions et transport routier, hébergement, exigences de sécurité, éventuels problèmes d’assurance et les exigences médicales pour des emplacements spécifiques.

Assurer un bon soutien pour l’intégration de nos employés internationaux et faire le suivi de leur mouvement

Coordonner les arrangements d’hébergement et les réservations d’hôtel pour nos visiteurs de l’étranger ou qui vont rester en Haïti

50%

Assurer l’ameublement des “Maisons d’équipe” en coordination avec l’Administration

Préparer l’agenda des rencontres and sur demande, prendre note des minutes des réunions.

Taper des documents de nature confidentielle et hautement technique. Maintenir et contrôler les dossiers et les fichiers confidentiels.

Fournir des supports divers tels que les courses, prendre le téléphone et autre message, etc.

Supporter l’administration dans des arrangements pour des rencontres d’envergure.

Communiquer la philosophie chrétienne de Vision mondiale et démontrer une qualité de vie spirituelle qui est un exemple pour les autres

Recevoir et faire le suivi de tous les documents apportés pour signature.

Fournir un support en traduction si nécessaire

Participer dans les activités de l’Organisation telles que: Service de Chapel, Journée de prière, etc.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

1. Diplôme en Gestion des affaires

2. Diplôme d’une école de secrétariat trilingue

5 ans d’expérience dans un poste similaire travaillant avec des cadres

Compétences, connaissances et expériences préférentielles :

  1. Facilités d’expression en français, anglais et espagnol comme un atout

  2. Excellentes capacités de rédaction en français et e anglais

  3. Expérimenté (e) en Microsoft ( Word, Excel, powerPoint, Visio) and Lotus notes

  4. Capacités à déterminer les priorités dans un calendrier rempli et parfois stressant

  5. Haut niveau de discrétion en accédant à des informations confidentielles

  6. Orienté (e)vers les gens et capacités de travailler dans un environnement multiculturel