P&C Assistant
Job Description
Section I – DESCRIPTION DE TACHES/ TEXTE DE LA PUBLICATION
BUT DE LA POSITION
Fournir un appui administratif au département au moyen d’une organisation, une coordination, une communication et une planification efficaces.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
% de temps | Activités principales |
50% | Fournir un appui administratif professionnel et confidentiel |
Gérer le calendrier du département et les implications quotidienne, hebdomadaire et à moyen terme | |
Recevoir les correspondances, les analyser et faire leur suivi en s’assurant que les questions confidentielles sont traitées rapidement et efficacement. | |
Recevoir tous les visiteurs/staff (interne & externe) et les diriger vers les interlocuteurs appropriés au sein du département. | |
Coordonner tous les aspects de voyage pour le département, y compris les arrangements de voyage, processus de visa, connexions et transport routier, hébergement, exigences de sécurité, éventuels problèmes d’assurance et les exigences médicales pour des emplacements spécifiques. | |
Assurer un bon soutien pour l’intégration de nos employés internationaux et faire le suivi de leur mouvement | |
Coordonner les arrangements d’hébergement et les réservations d’hôtel pour nos visiteurs de l’étranger ou qui vont rester en Haïti | |
50% | Assurer l’ameublement des “Maisons d’équipe” en coordination avec l’Administration |
Préparer l’agenda des rencontres and sur demande, prendre note des minutes des réunions. | |
Taper des documents de nature confidentielle et hautement technique. Maintenir et contrôler les dossiers et les fichiers confidentiels. | |
Fournir des supports divers tels que les courses, prendre le téléphone et autre message, etc. | |
Supporter l’administration dans des arrangements pour des rencontres d’envergure. | |
Communiquer la philosophie chrétienne de Vision mondiale et démontrer une qualité de vie spirituelle qui est un exemple pour les autres | |
Recevoir et faire le suivi de tous les documents apportés pour signature. | |
Fournir un support en traduction si nécessaire | |
Participer dans les activités de l’Organisation telles que: Service de Chapel, Journée de prière, etc. |
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES
1. Diplôme en Gestion des affaires
2. Diplôme d’une école de secrétariat trilingue
5 ans d’expérience dans un poste similaire travaillant avec des cadres
Compétences, connaissances et expériences préférentielles :
Facilités d’expression en français, anglais et espagnol comme un atout
Excellentes capacités de rédaction en français et e anglais
Expérimenté (e) en Microsoft ( Word, Excel, powerPoint, Visio) and Lotus notes
Capacités à déterminer les priorités dans un calendrier rempli et parfois stressant
Haut niveau de discrétion en accédant à des informations confidentielles
Orienté (e)vers les gens et capacités de travailler dans un environnement multiculturel