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Sponsorship Officer

Job Description

BUT DE LA POSITION

En charge du contrôle et du suivi du programme de Parrainage dans le (PZ). Assurer la gestion des correspondances et autres taches en rapport au Parrainage pour la bonne marche de la section, le bien-être des enfants et la satisfaction des Bureaux de Support et des Parrains.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Major responsibilities

End Results Expected

% time

S’assurer que les données des enfants sont entrées régulièrement dans le Single Step

L’entrée des données dans le SingleStep est réalisée et visible dans les bases de données Single Step et StepWise

25%

S’assurer que les cas spéciaux des enfants sont reportés dans le Single Step et partagés tous les mois avec le Régional sponsorship coordinator et la coordination du PZ ainsi que les rapports management du Single Step et le rapport du STEPWISE

Les rapports sont partagés et des mesures correctives peuvent être prises dans les cas spéciaux.

1%

Assurer l’entrée des correspondances, GN, Requêtes reçues du BN et du bureau régional dans le Single Step selon les standards.

Les informations sont visibles dans le Single Step et le suivi est fait.

10%

Assurer et Planifier la distribution des correspondances reçues du bureau régional aux ACP

Les correspondances sont distribuées dans les délais et les standards sont respectés.

10%

Assurer la formation en Single Step, DI, ID card scanner, pour les autres membres du PZ

Le personnel maitrise mieux les différents outils du Parrainage.

1%

Assurer l’expédition et le contrôle de qualité des correspondances, APR, Cartes de Noel, réponses aux requêtes dans le respect des standards au BN.

Les correspondances et mass-mailing sont reçus à temps au BN et reçus selon les standards par les parrains et le BS.

25%

Vérifier régulièrement le total de RC du PZ afin d’éviter la baisse des RC

Le RC du PZ est toujours à jour

5%

Etablir un calendrier pour le monitorage des RC avec les ACP.

Le rapport du SOI/GNOD est en vert

5%

Contrôler la qualité et le contenu des correspondances venant des enfants et aussi s’assurer de la qualité de la traduction.

Les Bureaux de Support et les parrains sont satisfaits.

10%

Assurer le suivi et l’envoi des CGV (Child greetings vidéo) et la bonne qualité des vidéos, le respect des standards et des photos communautaires.

Les bureaux de support seront satisfaits.

2%

Assurer la formation continue des ACP, volontaires et autres sur les outils du parrainage.

Le travail sera mieux fait et les délais seront respectés.

1%

Envoyer chaque mois le rapport mensuel des activités au Régional Sponsorship Coordinator

Les activités sont réalisés et monitorées

1%

Assurer le suivi des GNs reçus pour les enfants

Les GNs respectent le standard

1%

S’assurer que dans les cas de décès, le rapport est envoyé au Sponsorship Manager dans les normes et répond au standard et que le RC est enlevé du Single Step

Le rapport de décès respecte les standards

2%

Saisir les informations relatives à la gestion des correspondances et le monitorage des enfants dans la base de données SCS (Sponsorship Control System)

Les standards sont respectés

1%

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

 

Éducation :

  • Détenir un diplôme universitaire en administration, sciences sociales et Linguistiques

  • Formation en photographie

  • Formation en secrétariat et bibliothéconomie

  • Bonne maitrise du français, de l’anglais et l’espagnol (un atout) parle et écrit

Connaissances et compétences :

  • Bonne connaissance en informatique (windows, word, excel, power point, gestion de base de donnees)

  • Respect des politiques internationales sur la protection de l’enfant

  • Pouvoir communiquer clairement avec les autres et rediger des rapports.

Expérience:

  • Avoir au moins 5 ans d’expérience dans un domaine connexe.