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Procurement & Admin. Contract Officer

Job Description

Job title

Procurement and Contracts Officer

HAY Grade

Zone

Port-au-Prince

MAJOR RESPONSIBILITIES

Major responsibilities

% time

  • Participer aux activités de planification inter-fonctionnelles.

Soutenir le développement d'un plan de passation des marchés consolidé et un plan de mise en œuvre

20%

  • Faire la liaison avec les sections concernant les budgets des réquisitions.

  • Réviser tous les PRs (local et international) afin de s’assurer que les spécifications des besoins y soient clairement définies

  • Etablir les demandes de cotation d’approvisionnement local en fonction du pan d’approvisionnent

  • Distribuer les appels d’offre aux fournisseurs

  • Rédiger une tabulation des appels d’offre et cotation reçues

  • Analyser les soumissions pour révision par le Procurement Manager.

  • Préparer les documents de soumission au CRC

  • Préparer tous les POs locaux, internationaux et Direct Orders et les faire réviser par le senior Procurement Officer.

  • Assurer le suivi de la réception des PO par les fournisseurs

  • S’assurer du suivi des commandes auprès des fournisseurs

  • S’occuper de la pré-inspection des marchandises chez les fournisseurs

  • Effectuer tous les paiements de l’Unité du Procurement (PRQs for POs)

35%

Soumettre un rapport hebdomadaire sur l’évolution des Requêtes au Gestionnaire des Approvisionnements.

10%

Soumet un rapport hebdomadaire sur l’évolution des Requêtes au Gestionnaire des Approvisionnements.

5%

Handle the booking for all travel requierement for local and international traveling

15%

Follow up all contracts, paiments on time and renewals for (Rent Houses, Water, Hotels, Garbage and Fumigation. Etc,

15%

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

Description

Level

Minimum

Preferred

Education

  • Diplôme universitaire en administration des affaires, des achats, de la gestion de la chaîne d'approvisionnement

X

  • Qualification professionnelle de préférence MCIPS qualifié préféré

X

Knowledge and skills

  • Connaissance des Achats et maitrise des 7 étapes clés du processus d’approvisionnements

X

  • Très connu dans les stratégies et les tactiques de négociation

  • Expérience dans la gestion de la performance et le suivi des avantages

  • Aptitude à développer des relations solides avec les fournisseurs

Connaissance spécifique des positions juridiques locales pour les contrats

X

X

X

X

Experience

  1. Au moins 3 - 4 and d’expérience dans les achats

  2. Expérience de travail en équipe d’au moins 3 ans

  3. Expérience de 2-3 ans avec les contrats et les procédures Administratifs.

X

X

X

License or certification required

MCIPS préféré

X