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Assistant(e) de l'Administration

Job Description

NB : World Vision ne demande jamais de paiement à aucune étape du recrutement ni par transfert ni directement en espèces

Position: Assistant (e) de l’Administration

Rapporte à : Coordinateur de l’Administration

Supervise : Assistant de Bureau

Localité : Bamako

But du Poste:

Exécuter les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. Effectuer le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents), accueille les visiteurs, gère l’organisation des agendas, prépare les réunions de travail et les déplacements des collaborateurs.

Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrat de maintenance des équipements, de la structure

Observer la mission et les valeurs et principes de l’organisation dans l’accomplissement des tâches.

Responsabilités majeures

Traiter et repartir le courrier arrivée, envoyer le courrier départ y compris celui par DHL, Fedex et autres compagnies.

Faire les appels téléphoniques vers l’extérieur selon les besoins et recevoir les appels téléphoniques qui entrent et assurer qu’ils sont aussitôt répondus

Préparer les factures mensuelles de téléphone, d’électricité, d’eau et autres du bureau et des résidences des expatries pour paiement

Réserver un accueil chaleureux aux visiteurs au niveau du secrétariat et les orienter selon les rendez-vous.

Recevoir les documents livrés pour le bureau et assurer qu’ils sont distribués aux adresses respectives. Transmettre à temps aux agents concernés les messages reçus.

Préparer les demandes de paiement des factures relatifs aux formalités de voyages, d’envois des courriers et documents par DHL ou autres compagnies en s’assurant que toutes les factures ont les pièces justificatives requises pour leur payement à temps afin de préserver la bonne image de l’organisation.

Dactylographier les lettres et autres correspondances du bureau y compris l’établissement des ordres de missions en collaboration avec le chargé de logistiques et de la Flotte.

Superviser la maintenance du système de standard téléphonique, en notifiant immédiatement aux prestataires de service les problèmes liés aux lignes téléphoniques ou au système d’opération.

Coordonner l'entretien et la réparation de tous les bureaux, résidences (team house), magasins, parking des véhicules.

S’occuper des formalités de voyage du staff et des visiteurs (réservation, visa, passeport, vaccination, billets d’avion et toute documentation utile etc.)

Faciliter le séjour des visiteurs de World Vision en arrangeant leur hébergement et restauration et en communiquant à temps les questions liées à leur arrivée au Mali.

Faciliter l’organisation des formations, ateliers, rencontres y compris les réservations d’hôtels ou de centres de formation.

Qualifications/ Expériences minimales requises:

  • Doit avoir un diplôme supérieur BAC + 2 en études de secrétariat bilingue/ de Direction, ou en Administration

  • Doit avoir au moins 3 années d’expérience dans le travail de secrétaire bilingue/ Direction, ou Assistante Administrative

  • Un diplôme post- universitaire en Administration ou Service de Secrétariat est un atout.

  • Doit avoir une connaissance du travail et une bonne organisation et méthode.

  • Parler et écrire couramment le français et l’anglais

  • Doit avoir d’excellentes capacités interpersonnelles

  • Doit avoir de bonnes méthodes de communication générale et interpersonnelle en particulier

  • Doit avoir une connaissance de la gestion financière

  • Avoir une connaissance en informatique : Microsoft world, Excel, et autres logiciels.

  • Doit être capable de communiquer dans un environnement transculturel.

  • Avoir au moins 3 années d’expérience dans le travail des Projets de bien-être des enfants de préférence dans les ONG internationales ou les Agences des Nations Unies est un atout.

Environnement de travail:

Voyages : 5%

À l’appel : 5%

Attitudes et Comportement : World Vision est une ONG dont le travail est centré sur les enfants. Ainsi World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif à l’abus sur un enfant ou des comportements contraires à la protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.

*Seuls les candidats retenus seront contactés

*Candidatures féminines fortement encouragées