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Executive Assistant

Job Description

Avis de recrutement

World Vision Mali recrute la position suivante:

Titre: (01) Executive Assistant

Localité: Bamako

Type de contrat: Local

But de la position:Fournir un service de coordination et d'administration pour le bureau national.

Assurer une communication efficace avec les principales parties prenantes.

Responsabilités Majeures:

Communiquer au nom de la Direction Nationale avec les différents acteurs. Travailler avec les supervisés directs de la Directrice Nationale pour recueillir les rapports mensuels, analyser les problèmes clés, faire la synthèse et soumettre à l’approbation. organiser et rédiger les procès-verbaux des réunions et faire le suivi. Répondre aux problèmes courants du Bureau National, du bureau régional, du partenariat et du terrain au nom de la Directrice Nationale.

Déterminer les questions devant être référées ou déléguées à d'autres et fournir un briefing approprié et une documentation pertinente. Faciliter une diffusion efficace de l'information du bureau de la Directrice Nationale.Préparer les présentations pour la Directrice Nationale en consultation avec les directeurs respectifs et le département de communication.Faciliter les échanges entre la Directrice Nationale, l’équipe dirigeante, le Conseil consultatif, la Direction Régionale, les membres du personnel et les Bureaux de soutien.Assurer le leadership dans la planification des programmes et dans la coordination de toutes les rencontres/réunions importantes, des visites externes et des événements connexes.S'assurer que le Conseil consultatif remplit ses mandats légaux conformément aux lois de World Vision International et que les processus de gouvernance sont menés conformément aux exigences et aux politiques de l’Organisation. Préparer le rapport trimestriel et les différentes mises à jour pour le Conseil consultatif;Organiser les réunions du conseil consultatif et veiller à ce que les procès-verbaux soient tenus en bonne et due forme, y compris la gestion de la base de données.Soutenir la Direction Nationale dans la coordination du recrutement et de l'orientation des nouveaux membres du Conseil consultatif.

Appuyer la Directrice Nationale dans la coordination des séances de revue des pairs, et préparer le plan d'action du bureau national sur la mise en œuvre des recommandations du Rapport.

S'assurer que l’évaluation des risques liés à la gouvernance est suivie et référencée aux comités du Conseil consultatif.Faciliter la traduction de documents de l'anglais-français et du français-anglaisToute autre tâche assignée par la Directrice Nationale.

Qualifications: Éducation / Connaissances / Compétences techniques et expérience Niveau d'éducation minimal requis:Licence en administration ou en sciences sociales ou un domaine d'études connexe. Expérience requise:5 ans d'expérience professionnelle, de préférence en administration ou en gouvernance dans une ONG.

Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire.

Compétences / attributs Requis: Doit être une personne de confiance, capable de gérer la confidentialité Être capable de travailler dans un environnement multiculturel, multinational et multiconfessionnel Etre flexible et fiable.

Avoir un esprit d’analyse critique

Avoir une excellente compétence en communication écrite et verbale ; Avoir de bonnes compétences interpersonnelles,

Avoir un excellent niveau en français et très bonne connaissance pratique de l'anglais.

Environnement de travail / Conditions:Environnement de travail: basé sur le bureau avec quelques voyages sur le terrain Voyage: 10% Voyage intérieur / international requis. Sur appel: 5%

Attitudes et ComportementsWorld Vision est une ONG dont le travail est centré sur les enfants. Ainsi World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif àl’abus sur un enfant ou des comportements contraires àla protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.

NB : World Vision ne demande jamais de paiement à aucune étape du recrutement ni par transfert ni directement en espèces.

*Seuls les candidats retenus seront contactés.

*Candidatures féminines fortement encouragées.