World Vision International

Analyste des correspondances du parrainage

Job Description

NB : World Vision ne demande jamais de paiement à aucune étape du recrutement ni par transfert ni directement en espèces

Position: Analyste des Correspondances du Parrainage

Rapporte à : Administrateur des Systèmes du Parrainage

Localité : Bamako

But du Poste:

Contribuer à la transformation des vies et à l’atteinte du bien-être de l’enfant à travers une gestion efficiente des communications entre les parrains, donateurs et les enfants, leurs familles et communautés, dans le respect des normes et standards du partenariat.

Observer la mission et les valeurs et principes de l’organisation dans l’accomplissement des tâches.

Responsabilités majeures

Veiller à ce que les droits et la protection des enfants soient respectés dans les processus opérationnels du parrainage selon les normes du partenariat et de la politique de protection de l’enfant de World Vision Mali.

Mettre en place un système de collecte et d’expédition du courrier à la poste et à DHL intégrant le tri et le paiement des frais de retrait de colis (poste et douane) pour assurer la gestion de la communication parrain/enfant.

Enregistrer, traiter, envoyer aux ADPs et faire le suivi rapproché de toutes les correspondances « arrivées » (Sponsor Letters et e-letters) selon les normes du partenariat et dans les délais requis.

Procéder à la transmission à DHL de toutes les correspondances « départ » (Child Replies, Introductory Letters, lettres d’adieu, GN-Thank-You-Letters/GAL, Query Replies, Christmas Cards et APRs) pour envoi aux parrains ou bureaux de soutien avec des fiches ou bordereaux vérifiables selon les normes et les délais du partenariat.

Participer à la revue de qualité des courriers spéciaux (APRs=Rapports Annuels de Progrès et Christmas Cards) dans les ADPs pour satisfaire les attentes des parrains.

Remplir quotidiennement les formulaires (bordereaux d’expédition, fiches de suivi du courrier etc) et classer ces documents afin de faciliter la recherche et mieux faire face aux besoins de l’audit.

Soumettre un rapport mensuel de qualité dans les délais requis pour donner des informations adéquates aux ADPs et au leadership du parrainage.

Qualifications/ Expériences minimales requises:

Bac+2 en Secrétariat ou domaines connexes

Expérience en secrétariat / bureautique

Bonne capacité de rédaction et présentation

Bonne maîtrise de français écrite et orale de français

Bonne maîtrise écrite et orale de l’anglais est un atout

Environnement de travail:

Voyages : 5%

À l’appel : 5%

Attitudes et Comportement : World Vision est une ONG dont le travail est centré sur les enfants. Ainsi World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif à l’abus sur un enfant ou des comportements contraires à la protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.

*Seuls les candidats retenus seront contactés

*Candidatures féminines fortement encouragées