Título del puesto

Coordinador Nacional de Administración

Propósito de la posición

Garantizar la administración de la oficina y de sus recursos de manera óptima y ágil, generando una rendición de cuentas adecuada y oportuna, coordinando e implementando actividades de mantenimientos y mejoras de oficinas, vehículos y otros recursos de acuerdo con las políticas de la Organización. Además, garantiza soluciones administrativas y logísticas.

Principales Responsabilidades

Responsabilidades principales

1. Garantizar la aplicación de las políticas, reglamentos y procedimientos administrativos a nivel organizacional.

• Aplicación en tiempo y forma de reglamentos de: activos, telefonía, entre otros.

• Activos administrados correctamente con total control de ingresos y salidas.

• Manuales, lineamientos y formatos actualizados.

1. Responsable de mantener en excelente estado la flota vehicular a nivel nacional (inversión vs mantenimiento, reparación de vehículos, combustibles, asignaciones, controles)

• Flota vehicular en condiciones disponibles para la realización de las actividades operativas.

• Mantenimientos anuales dentro de presupuesto.

• Análisis de flota al menos 2 veces al año para determinar cambios.

1. Asegurar el excelente estado del edificio, oficinas, equipos y mobiliario de la organización a fin de brindar un ambiente adecuado para el trabajo.

• Espacios de trabajos, acondicionados ergonómicamente, iluminados y con temperatura ambiental adecuada.

• Proveedores adecuados que brindan trabajos en tiempo y forma.

• Plan de mantenimientos anual a nivel nacional.

• Ejecución de mantenimientos adecuada.

1. Asegurar los activos organizacionales

• Pólizas se seguro renovadas en tiempo y forma.

• Alineamiento a políticas Globales.

• Llenado anual de la encuesta global de seguros

1. Culturizar a la organización en la mayordomía sabia

• Campañas de mayordomía relacionadas a la administración adecuada de recursos y sus reglamentos y tips.

• Personal conocedor y consiente de los lineamientos internos.

1. Tramitar exoneración para la compra de vehículos.

• Asegurar la exoneración ante cancillería y aduana para reducir los costos de compra. Apoyar la elaboración de TDR para compra de bienes que cumplan con las necesidades del personal de campo.

1. Proponer ante las instancias correspondientes los sistemas de seguridad física para las instalaciones, el personal y activos a fin de reducir riesgos.

• Sistema de seguridad en óptimas condiciones.

• Trabajo en equipo con seguridad corporativa.

• Aportar al comité de seguridad ocupacional.

1. Garantizar el control de inventario a nivel nacional de activos fijos y kardex de insumos.

• Inventario anual con calidad.

• Inventario por persona al menos 1 vez al año.

• Kardex actualizados

• Control de insumos administrativos adecuados

1. Presentar reporte de incidentes a fin de garantizar la información para Seguridad Corporativa de VMNIC y Centro Global; así como documentarlos para procesos de consulta, auditorías, etc.

• Asegurar documentación correspondiente para reporte a seguridad corporativa, y gestión ante el seguro.

1. Garantizar el cumplimiento de lo establecido en los planes de higiene y seguridad organizacional de VMNIC.

• Asegurar la implementación de las 5 S en cada una de las oficinas de VMNIC

1. Garantizar que el sistema de GPS de los vehículos sea monitoreado diariamente con el objetivo de contribuir a la Seguridad del personal y los bienes de la organización.

• Asegurar el óptimo funcionamiento.

• Reportar mensualmente de manera aleatoria la revisión del GPS vrs las salidas programadas.

• Brindar seguimiento junto a líderes y seguridade corporativa

1. Coordinar la gestión logística para el desarrollo de eventos o actividades de las diferentes áreas

• Garantizar todas las actividades de acuerdo al calendario de actividades.

• Movilizar recursos opotunamente.

• Brindar un excelente servicio al cliente

Conocimientos, destrezas y habilidades

Educación

Administrador de Empresas, Ingeniero/a Industrial, o Finanzas

Conocimientos y habilidades

Liderar equipos

Manejo de relaciones efectivas con diferentes públicos.

Capacidad de análisis y síntesis

Desarrollo y manejo de bases de datos

Excel intermedio

Técnicas de negociación

Experiencia en proyectos de mejora contínua

Conocimientos sobre manejo de pólizas de seguro

Conocimientos en gestiones aduaneras

Experiencia

Tres años de experiencia en áreas administrativas o logísticas.

Licencia o certificación requerida

Licencia de conducir (nivel 3 o superior)